会議の頻度が少ない働き方であれば、職場に会議室を用意すると、必要以上のコストが発生してしまいがちです。
そこでおすすめなのがレンタル会議室です。必要なときだけ利用できるので、コストを最小限に抑えられます。
今回はレンタル会議室の概要をはじめ、メリットやデメリット、具体的なサービス、注意点などを解説していきます。レンタル会議室の利用を検討している方はぜひ参考にしてみてください。
レンタル会議室とは？
レンタル会議室とは、好きな日程で一時的に会議に必要なスペースをレンタルできる貸し会議室です。用途は会議だけに限りません。打ち合わせや勉強会、セミナー、撮影などさまざまな目的で利用可能です。
一般的に申込期限や定員、最低利用時間などが決まっています。
利用するときは、レンタル会議室サービスのホームページから希望するスペースを探し、利用時間や利用人数を選択して予約する流れです。
予約した会議室へのアクセス方法をメールで案内してくれるサービスもあります。
レンタル会議室のメリット
レンタル会議室を利用すれば、自社に会議室を確保する必要がなくなります。賃貸オフィスであれば、会議室のスペースを縮小できる分、家賃を下げられるでしょう。
レンタル会議室では、机や椅子などの基本的な家具のほかに、ホワイトボードやプロジェクター、Wi-Fi環境、スクリーンなどが完備されていることがあります。会議や打ち合わせに必要な設備を自分で用意しなくて済むのは便利です。
レンタル会議室のデメリット
レンタル会議室は、希望する日時に予約が埋まっていると利用できません。人気のサービスだと空いているスペースを探すのに時間がかかってしまうことがあります。
また、会議の際に特定の製品を持参したいときは、会議室まで運搬しなければなりません。大きな製品を取り扱っている企業であれば、運搬の負担が増えてしまうでしょう。
レンタル会議室の料金体系
貸会議室の料金は一般的に時間制で設定されていることが多いです。
たとえば、1時間あたり〇〇円のような料金で利用できます。また、3時間パック、5時間パック、8時間パックのように、パック料金を設定しているパターンもあります。
そのほか、1日単位の料金で利用できるケースも珍しくありません。
会議室をレンタルできるサービス10選
会議室をレンタルできるサービスをまとめてみました。気になったサービスがあれば利用を検討してみてください。
サービス1．instabase（インスタベース）
instabaseは、6,000を超える会議室を提供している会議室のレンタルサービスです。
会議だけでなく、商談、勉強会、セミナー、面接など、さまざまな目的に利用できます。
検索条件を細かく設定して会議室を選べるのが便利です。たとえば、「インタビュー・取材」「100名～300名」「有線LANケーブル」「飲食物の持ち込みOK」「見晴らし良好」などの条件を指定できます。
そのほかにも、利用人数や設備、こだわりに関するさまざまな条件を指定できるので、希望に合致する会議室を見つけやすいでしょう。
最寄駅からの距離は平均徒歩2分です。駅から気軽にアクセスできる会議室を見つけやすくなっています。
1時間あたり100円程の金額でレンタルできる会議スペースもあり、コストを節約したい方にもおすすめできます。
サービス2．SPACEE（スペイシー）
SPACEEは、いつでもどこでも簡単に最安値で会議室をレンタルできるサービスです。2016年度グッドデザイン賞を受賞した実績があります。
予約しようと思ったときにパソコンやスマートフォンから約1分で予約・決済できます。
1時間あたり500円から利用できる格安会議室もレンタルしており、少人数の打ち合わせなどに気軽に利用可能です。曜日や時間帯、予約時間数によっては500円以下で利用できるスペースもあります。
利用用途や設備、主要駅などを選択して会議室を検索することも可能です。
サービス3．会議室.com
会議室.comは、全国の主要エリアで会議室を気軽に探せる会議室のレンタルサービスです。
東京エリアや大阪エリア、京都エリア、神奈川エリア、愛知エリア、福岡エリア、北海道・東北エリアでサービスを提供しています。
バリエーションに富んだ会議室を用意しているのが特徴です。株主総会に適した会議室や、宿泊研修に対応できる会議室、豪華なホテルにある会議室などがあります。
目的に適した会議室が見つかりやすいでしょう。
ホームページからバーチャル内覧に対応しており、パノラマ写真で会議室の全体をあらゆる角度から確認できます。利用後にイメージと違ったと感じる事態も回避しやすいです。
会議室のレンタルに失敗したくない方にピッタリのサービスになっています。
サービス4．Regus（リージャス）
Regusの貸会議室サービスは、少人数から1時間単位で会議室をレンタルできるサービスです。
国内主要都市のビジネス一等地にあるリージャスセンター内の会議室であり、安心して顧客を招きやすい環境になっています。
収容人数が10名～150名までの大会議室も用意しているので、会議やミーティングだけでなく、面接、株主総会、メディア取材など、さまざまな目的で利用できます。
設備はインターネット環境だけではなく、ホワイトボードやプロジェクター、スクリーン、モニター、スピーカーフォンなどを利用可能です。
また、バイリンガルの受付スタッフや、会議用設備のセッティング、ケータリング手配などにも対応しています。ビジネスのあらゆるシーンで柔軟に対応できるでしょう。
サービス5．SPACEMARKET（スペースマーケット）
SPACEMARKETは、”やってみたい”を叶えるスペースを利用できる会議室のレンタルサービスです。
少人数から大人数向けの格安会議室、Wi-Fi・モニターなどの設備が充実した会議室を最短15分単位で利用できます。
前日までにホストから場所や解錠方法、注意点などの案内が届きます。利用に関する不明点は、電話やメッセージなどでホストに確認できるので安心です。利用後に時間が不足した場合、15分単位で延長できます。
会議室ごとに利用した人の口コミを確認できるのも特徴です。雰囲気や清潔さ、アクセス性など、さまざまな感想を確認できるので、利用に失敗するリスクを減らしやすくなっています。
そのほか、割り引きキャンペーンを実施するケースもあります。たとえば、45日以上先の予約をするとき、10,000円が割り引きされるクーポンが見受けられました。
キャンペーンをうまく活用すれば、お得に会議室をレンタルできるでしょう。
サービス6．KFC Rooms（ケーエフシールームズ）
KFC Roomsは、20会場から社内研修・会議・セミナーなどに適した会議室をレンタルできるサービスです。
会場の広さは10m²～313m²であり、天井高さは2.7mです（Room114は除く）。
床にアップコンセントを配置しているため、各グループに電源が必要な場面でも役立ちます。
当日のレイアウトについてヒアリングしてもらえるのが特徴です。希望に応じて備品やケータリングなどを手配してもらえます。利用後はスタッフが片付け・閉場してくれるため、スムーズに退室できるのも便利です。
レンタル会議室が入居するビルには第一ホテル両国が併設しており、宿泊研修にも対応できます。宿泊予約の手配まで行ってもらえるのは、同サービスならではの魅力でしょう。
ビルは、建築基準法における新耐震基準を満たしているほか、東京消防庁によって防火上安全な建物として優良防火対象物に認定されています。地震や災害が不安な方でも安心して利用しやすいです。
サービス7．TKP貸会議室ネット
TKP貸会議室ネットは、全国のレンタル会議室を電話・メール・ネットから簡単に予約できるサービスです。
電話予約では、希望の会議室を伝えるだけでスムーズに予約できます。希望の施設が満席だった場合、近隣から最適な会議室を提案してもらうことも可能です。
メールでは、希望日時や会議室、利用目的などの必要事項を入力して問い合わせます。担当者から折り返し連絡が届く流れです。
ネットでは、オンライン予約サイトから会議室と日時を指定して仮予約できます。オンライン予約対象外の会議室は、電話やメールから問い合わせする流れです。
海外の会議室をレンタルできる点も特徴になっています。たとえば、台湾や香港などにある会議室をレンタル可能です。
海外出張の際に打ち合わせが必要になったときにも柔軟に対応できるでしょう。
サービス8．MEETING SPACE AP（ミーティングスペースAP）
MEETING SPACE APは、「全てのお客様のあらゆるご要望にお応えいたします」という方針を掲げて、東急グループが運営している貸会議室です。APは「All Purpose」の略となっており、多目的に利用できる貸し会議室を提供するという理念が込められています。
東京・横浜・名古屋・大阪などで展開しており、合計施設数は19となっています。
各施設は、主要駅から徒歩5分以内の場所に立地しているので、車を所有していない方でも電車でアクセスしやすくなっています。
当日に空き室があれば、当日予約でも会議室をレンタル可能です。緊急で打ち合わせが必要になったときにも利用を検討しやすくなっています。
土日・祝日の割り増しはなく、通常の料金で利用可能です。平日以外に会議室をレンタルしたい方にもおすすめできます。
サービス9．pick share（ピックシェア）
pick shareは、「もう迷わないスマートな会場えらび」をサポートするレンタル会議室です。新宿・池袋エリア、飯田橋・市ヶ谷エリア、秋葉原・御茶ノ水エリアなど、都内を中心に展開しています。
いくつもの厳しい審査基準をクリアしたハイクラスな会議室を限定して紹介しているのが特徴です。社内のメンバーにおすすめしたくなる魅力的な会議室を見つけやすくなっています。
問い合わせ完了まで最短1分であり、効率よく空き室状況と概算見積もりを把握できます。1度に最大10会場まで見積もりを依頼できるため、複数の会議室を比較して選びたい方にピッタリです。
返答期日の設定機能も利用可能であり、利用候補日が近くても安心して問い合わせできます。会員登録不要で利用できるサービスなので、気軽に活用してみるとよいでしょう。
サービス10．TIME SHARING（タイムシェアリング）
TIME SHARINGは、格安会議室を簡単に予約してレンタルできるサービスです。
公式サイト限定の最低価格保証によって、ほかのサービスよりお得に会議室をレンタルしやすくなっています。
暗証番号を利用して簡単に入室可能であり、退室するときはメールで報告するだけです。
「3時間だけ」「1日だけ」「1か月丸々」など、自由な時間・期間にスペースを利用できるため、利用目的に応じて柔軟にレンタルしやすくなっています。
無料の内見サービスで会議室のレイアウトや雰囲気も確認可能です。会議室選びで失敗したくない方にもおすすめできます。
会議室をレンタルするときの注意点
広すぎるレンタル会議室だと料金が高くなってしまいがちです。打ち合わせをするときにメンバー間の距離も、不必要に遠くなってしまいます。
また、深夜から早朝までの時間帯や土日祝日の期間に利用する場合、割増料金になってしまう場合もあります。
そのほか、会議室の利用をキャンセルすると、キャンセル料が発生してしまうこともあります。
このように、レンタル会議室は深く考えずに利用すると、料金が高くなったり不便を感じたりしてしまう点に注意が必要です。
会議室を借りるのが不便ならレンタルオフィスの利用も検討！
レンタル会議室は、空き時間を確認して予約をしなければなりません。また、深夜や休日に割増料金が発生する点も気になってしまいます。会議室を借りるのが不便ならレンタルオフィスの利用も検討してみましょう。
レンタルオフィスとは、ビジネスに必要な作業環境を長期的に確保できるオフィスサービスです。契約したスペースは予約をすることなく好きな時間帯で活用できます。月額料金が決まっているので、割増料金も気にする必要もありません。
具体的なレンタルオフィスとしてRe:ZONEの概要をご紹介します。
Re:ZONE
Re:ZONEは、1部屋29,700円からプライベート空間を確保できるレンタルオフィスサービスです。
応接用のソファーやテーブルなどが用意されたスペースがあり、気軽に関係者を招ける環境です。シンプルでありながらエレガントな雰囲気の内装となっており、上質な空間で打ち合わせを実施できます。
月額料金制でオフィスをレンタルするサービスなので、契約したスペースは24時間365日利用可能です。
レンタル会議室のように、利用前に日時を決めて予約をする必要がありません。早朝や深夜に突発的な打ち合わせが発生したときにも柔軟に対応できます。延長料金も発生しないので会議にも集中しやすいでしょう。
内覧予約にも対応しているので、応接用の家具を含めて内装を確認してから入居できます。内装が気になる方は内覧予約をぜひ申し込んでみてください。
まとめ
レンタル会議室の概要をはじめ、メリットやデメリット、代表的なサービスなどをご紹介しました。
レンタル会議室は、希望する日時に空いている会議室を借りられる会議室のサービスです。
自社に会議室を確保しなくて済むので、賃貸オフィスであればスペースを縮小できる分、家賃を節約しやすくなります。プロジェクターやディスプレイ、Wi-Fiなども利用できるため、機材を用意する必要もありません。
ただ、予約が埋まっていると利用できないことから、空いている会議室を探すのに手間がかかります。突発的な打ち合わせが発生したときにも対応しづらいです。
したがってレンタル会議室は、あくまでメリットやデメリットを把握したうえで、利用することが重要だといえるでしょう。
もし、いつでも気軽に会議を行える環境を整えたいのであれば、今回紹介したサービスのように24時間365日利用できるレンタルオフィスも検討してみてください。
