ITテクノロジーの進歩によって、ビジネスに専念しやすい環境を整備しやすい時代となりました。代表的な例として挙げられるのが、入退室管理システムです。今回は入退室管理システムの概要やメリットについて解説していきます。入退室管理システムを利用できるおすすめのレンタルオフィスについても紹介しているので、ぜひ利用を検討してみてください。
入退室管理システムとは？
入退室管理システムとは、入退室を管理するために必要なハードウェアやソフトウェアを組み合わせたサービスです。
たとえば、本人確認をする監視カメラや、入退室の履歴情報を管理するサーバーなどがシステムに組み込まれています。
入退室管理システムでは、入退出をした人物、タイミング、場所などの情報を記録できます。オフィスへの不正な侵入を防げるので、情報漏えいのリスクや不審者によるトラブルなどに対する不安がなくなります。
入退室管理システムを導入すれば、オフィスのセキュリティを強化し、安心してビジネスに専念できる環境を構築可能です。
入退室管理システムの仕組み
入退室管理システムの仕組みはさまざまあり、メリットやデメリットが異なります。入退室管理システムの代表的な仕組みをご紹介していきます。
仕組み1．ICカード
ICカードによる入退室管理では、認証機に専用カードをかざすことで入退室が行えます。生体認証などと比較してコストが低いというメリットがあります。予算が限られている企業が導入するのに検討しやすいでしょう。
ただ、カードをなくしてしまったり、忘れてしまったりするトラブルが懸念されます。盗難や偽造によって悪用されるリスクも想定できます。
利用者が増えると、カードの発注や登録に負担が生じてしまう点についても、最低限把握しておかなければなりません。
仕組み2．スマートフォン
私たちが使い慣れているスマートフォンを活用して入退室する仕組みもあります。主にスマートフォンをかざして入退室するパターンや、アプリ操作して遠隔で解錠するスマートロックのパターンがあります。
カードの手配が不要なほか、カードの紛失トラブルが発生しません。システムによっては在宅勤務の出退勤まで管理できたり、従業員の位置まで確認できたりするサービスもあります。社外の業務を管理したいケースにも役立つでしょう。
ただ、ICカードと同様にスマートフォンを忘れると入退室できないリスクがあるほか、社用スマートフォンを導入していない企業では利用しづらいケースも想定できます。
仕組み3．顔認証
登録された顔に一致した人物を判定する顔認証の仕組みも注目されています。
ICカードでは貸し借りによってメンバー以外から入室されるリスクがあります。その点、顔認証では本人しか入室できません。顔に関する情報は番号のように盗めず、偽造も困難です。より高度なセキュリティー環境を構築したいケースに検討できる仕組みだといえるでしょう。
ただし顔認証の仕組みを利用する際には、顔認証を登録するための写真の準備が必要になります。個人情報の取り扱いに慎重な対応が求められる点については、最低限理解しておきましょう。
入退室管理システムを利用するメリット
入退室管理システムを利用するメリットはさまざまあります。入退室管理システムを利用するメリットを詳しく確認してみましょう。
メリット1．鍵を管理する負担を減らせる
オフィスの入退室に物理的な鍵を利用する場合、受け渡しの手間が発生するほか紛失や複製などのリスクが想定されます。その点、入退室管理システムではICカードやスマホアプリなどを用いて解錠できます。
鍵を管理する負担を減らせるので、コアビジネスに集中しやすくなるでしょう。
メリット2．部外者の侵入を防止できる
入退室管理システムには、生体認証や暗証番号など入室の制限機能があります。部外者の侵入を制限すれば、社員が安心して仕事に専念できます。
また、部外者の侵入対策として警備員を配置している企業も少なくありません。その点、入退室管理システムを導入すれば、警備員の配置が不要となります。
警備員を雇わずに済むので、企業によっては人件費を削減できるでしょう。
メリット3．不正の抑止につながる
不正を働くのは部外者だけではありません。内部の社員が不正を行うリスクもあります。
その点、入退室管理システムでは、一般的に入退室のログを記録できます。入退室のタイミングがわかれば、オフィスで盗難や不審物の持ち込みが発生したとき、人物を特定できる可能性があります。
入退室のログを記録できるという仕組みがあれば、不正を行う社員も減るでしょう。
入退室管理システムが利用できるおすすめレンタルオフィス
入退室管理システムを導入したいけれど、コストが発生してしまう点が気がかりでしょう。そこでおすすめできるのがレンタルオフィスの活用です。ここからは入退室管理システムが利用できるレンタルオフィスをご紹介していきます。
おすすめレンタルオフィス1．Re:ZONE（リゾーン）
Re:ZONE（リゾーン）は、1部屋29,700円からプライベート空間を利用できるレンタルオフィスサービスです。
スマートロックを使用した入退室管理を行っており、情報漏えいや不審者などによるトラブルを防ぎやすい環境です。共用部でも防犯カメラを設置しており、セキュリティー対策が万全となっています。
完全個室の作業スペースを確保できるので、周囲の視線を気にせずビジネスに専念できるのも魅力的です。定期借家契約にもとづいたサービスであり、一般的なオフィスとして融資や免許も受けられます。
施設の内覧にも対応しているので、セキュリティ環境を事前に確認できます。気になった方はぜひ内覧を予約してみてはいかがでしょう。
おすすめレンタルオフィス2．BIZ SMART（ビズスマート）
BIZ SMART（ビズスマート）は、ビジネスに最適な環境・設備を整えたレンタルオフィスです。「SMARTな発想がビジネススタイルを変える」というコンセプトを掲げてサービスを提供しています。
セキュリティーカードによる入退室管理を行っており、防犯カメラの導入や警備会社との連携も行っています。
万が一にそなえて盗難保険を施設利用料に含めている点も見過ごせないポイントです。堅牢なセキュリティ体制のもとで、安心してビジネスを進めたい方は検討してみるとよいでしょう。
おすすめレンタルオフィス3．CROSS COOP（クロスコープ）
CROSS COOP（クロスコープ）は、生産性が向上する法人向けレンタルオフィスです。東京都内をはじめ、神奈川や宮城、福岡など全国各地で拠点を展開しています。会議室は標準サービスでも24時間利用できるので、打ち合わせの際にも困りづらいでしょう。
入退室管理システムとして、顔認証サービス「Safie Entrance（セーフィー エントランス）」を導入しています。入居スペースと共用設備の入口に認証用のタブレットが設置されている体制です。
まとめ
以上、入退室管理システムの概要をはじめ、仕組みやメリットなどを解説しました。安心してビジネスに取り組みたい方にとって、入退室管理システムが便利であるとおわかりいただけたのではないでしょうか。
また、Re:ZONE（リゾーン）のようにスマートロックによる入退室管理システムを導入しているレンタルオフィスも登場してきています。
セキュリティー環境を重視する方は、ぜひレンタルオフィスの利用も検討してみてくださいね。
