働く場所の分散が進み、本社以外にサテライトオフィスなどの別拠点を設ける企業も増えています。新たに事務所を借りるとなると、保証金や内装工事、設備の手配などで初期費用がかさみます。そこで検討したいのが、設備の整った個室を月額で利用する方法です。
本記事では、サテライトオフィスの基本を整理した上で、レンタルオフィスを使う場合の拠点の選び方を5つの観点でまとめました。小規模な拠点の新設を検討する際の判断材料として、ぜひお役立てください。
サテライトオフィスとは
サテライトオフィスとは、本社から離れた場所に設ける小規模な就業拠点のことです。本社を中心に衛星（サテライト）のように点在することから名前がついています。設置場所によって、都市部の「都市型」、住宅地の近くにある「郊外型」、地方に置く「地方型」に分けられます。
支社や営業所との違いは、利用目的にあります。支社・営業所は、基本的にその地域での営業活動や顧客対応を担うのに対し、サテライト拠点は本社と同等の業務を行う代替スペースという位置づけです。
また、専任の人員を置かず、必要な社員が必要なときに使う運用方法も可能で、数名程度の小規模から始められます。加えて、組織や指揮命令系統を新設せずに済むため、導入のハードルが比較的低い点も特徴です。
サテライトオフィス開設にレンタルオフィスが選ばれる理由
拠点を増やす手段は複数ありますが、近年は月額制の個室を活用するケースが目立ちます。背景には、費用と時間の問題があります。
初期費用と撤退のリスクを抑えられる
レンタルオフィスは、一般的な賃貸事務所に比べて初期費用を抑えられます。賃貸オフィスを借りるとなると、保証金や仲介手数料、内装工事費などで賃料の数ヶ月〜十数ヶ月を支払うケースもあります。
一方、短期間から契約できる月額プランでの利用は、想定した効果が出なかった場合に見直しやすい点もメリットです。また、原状回復工事の負担がない施設も多く、撤退時の想定外の出費を防ぎやすいでしょう。
契約後すぐに業務を開始できる
契約後、即時に入居して業務に取りかかれます。一般的な賃貸オフィスは、契約から実際に勤務できるまで、内装工事やインターネット回線の開通などで時間を要します。
一方、デスクやチェアが備え付けで、インターネット環境が整った個室レンタルオフィスであれば、入居初日からパソコン作業が可能です。
事業の状況に合わせて規模を見直せる
月額契約で個室を借りる場合、契約更新のタイミングで部屋の広さを変える、拠点数を増減する、といった調整がしやすくなります。拠点に必要な広さは、人員配置や案件の状況によって変わります。人数や作業に見合わない環境は、業務効率やモチベーションの低下を招くため、利用者にとって最適なスペースを確保することが重要です。
また、複数の拠点を持つレンタルオフィスであれば、エリアごとの需要の変化や事業拡大などのタイミングで部屋を移ることも可能です。
サテライトオフィス向きレンタルオフィスの選び方5つ
サテライトオフィスとしてレンタルオフィスを利用する際に、確認しておきたい5つのポイントを紹介します。
1. 従業員の生活圏や商圏に合った立地
利用目的があいまいなまま立地を決めると、結果的に誰も使わない拠点になりかねないため、事前に明確化しておくことが大切です。例えば、拠点を設ける目的が通勤負担の軽減であれば、対象となる社員の居住エリアからのアクセスが重要です。
また、営業拠点として活用するなら、訪問先が集中するエリアや主要駅からの距離を基準にします。サテライトオフィス設置について利用対象者にヒアリングを行い、条件を把握しておくとスムーズです。
2. 個室のタイプ
顧客情報や人事情報を扱う業務や、士業のように守秘義務がある場合は、施錠できる完全個室タイプが前提です。コワーキングスペースのような共用エリアでは、周囲に会話や画面の内容が伝わってしまうため、オンライン会議の頻度が多いと不便です。
共用部での通話が制限される施設もありますが、完全個室は時間を気にせず打ち合わせができます。契約前に、部屋の間仕切りや壁について見ておくと安心です。
3. 利用人数と拡張性
常時何名が在席するかを基準に広さを決めます。全員が毎日出社しない前提であれば、在籍人数より小さい部屋で足りることもあります。反対に、混雑していると作業効率が落ちやすいため、1人あたりのスペースを内覧時にチェックしておきましょう。
また、将来的な増員が見込まれる場合は、同じ拠点内に別の部屋を追加で借りられるかも事前に確認することを推奨します。
4. 過不足のない設備
必要十分な設備が備わっているかを確認することが重要です。使わない共用設備の維持費は、賃料や共益費に含まれる形で全入居者が負担しなければなりません。無駄なコストを削除するためにも、利用者が実際に使う設備を事前にヒアリングしましょう。
例えば、作業拠点としての利用が中心であれば、個室と什器、安定した通信環境のみでも十分ですが、来客対応や打ち合わせが定期的に発生する場合は会議室が必要になります。また、滞在時間が長い場合、冷蔵庫や電子レンジ、給湯設備の有無も日々の使い勝手を左右します。
5. 月額コストの総額
入居時の初期費用だけでなく、月額費用の総額も事前に確認した上で決めることが重要です。共益費や光熱費、インターネット利用料、郵便物の転送費用などが別途発生するプランでは、表示されている賃料と実際の負担額とが異なる可能性があります。
また、会議室が有料だと、利用頻度によって月々の支出が変動します。見積もりを取る際は、想定する使い方を伝えて、月々の総額を出してもらうと良いでしょう。
よくある質問
Q1. サテライトオフィスでも法人登記はできますか？
対応の可否は施設によって異なります。登記可能なプランを設けている施設もあれば、認めていない施設もあるため、契約前の確認が必要です。支店登記については、登記自体は可能でも、別途手続きや費用が発生します。
Q2. セキュリティはどのような仕組みですか？
施錠可能な個室を選ぶことが基本的な対策になります。加えて、入退館の方法や建物全体におけるセキュリティ性、共用部での書類の取り扱いルール、VPNの利用といった社内側の運用ルールもあわせて整備すると無難です。
Q3. 何人まで利用できますか？
部屋の広さによりますが、小規模な個室であれば1〜6名程度が目安です。それ以上の人数が必要な場合は、複数の部屋を借りる、広い部屋のある拠点を選ぶといった方法を推奨します。
まとめ
サテライトオフィスを低コストで開設したい場合、設備の整った個室レンタルオフィスは現実的な選択肢です。施設を選ぶ際には、立地や個室の種類、広さ、設備、そして月額総額の5点をよく確認した上で契約しましょう。
ReZoneは、全室が完全個室のスモールレンタルオフィスです。デスクとチェアは備え付けで、契約後すぐに業務を始められます。法人登記にも対応可能。一部の拠点には会議室や入居者専用の冷蔵庫・電子レンジ・ケトルなども完備しています。
大阪、兵庫、京都、奈良、和歌山、愛媛の主要駅前を中心に、複数の拠点を展開していますので、拠点の設備や空室状況についてお問い合わせフォームよりお気軽にご相談ください。
