テレワークの定着で出社率が下がり、「今のオフィスは広すぎる」と感じる企業も増えています。オフィス縮小は、固定費の削減や柔軟な働き方の実現などの利点が多い一方、進め方を誤ると従業員の働きやすさを損なう恐れもあります。オフィスの現状と課題を把握し、最適な移転先を見つけることが重要です。
本記事では、オフィス縮小のメリット・デメリットを踏まえ、具体的な進め方や移転先の選択肢について解説します。
オフィス縮小を検討する企業が増えている背景
オフィス縮小を検討する企業が増えている背景には、テレワークの定着や働き方の多様化が挙げられます。オフィスに出社する従業員が減り、座席や会議室に余剰が生まれやすくなりました。
また、クラウドツールの普及により、出社せずに対応できる業務も広がっています。こうした変化を受けて、オフィス賃料などの固定費を見直す企業が増えているのです。特に、賃貸契約の更新が近い企業や日常的に空席が目立つ企業では、現実的に検討すべき課題の1つになっています。
オフィス縮小の3つのメリット
オフィス縮小の主なメリットは、次の3つです。
- 賃料・光熱費など固定費を削減できる
- 柔軟な働き方に対応しやすくなる
- オフィスの役割を見直す機会になる
賃料・光熱費など固定費を削減できる
オフィス面積の縮小に伴い、毎月の賃料をはじめ、光熱費や清掃費、備品にかかる費用を抑えられます。特に都市部のオフィスでは、数坪の差でも年間の負担額は大きく変わります。また、よりコストパフォーマンスの高い地域に移転することも可能です。削減できた分を採用や事業への投資に回せば、事業を通した早期の回収も期待できるでしょう。
テレワークなど柔軟な働き方に対応しやすくなる
フリーアドレスやハイブリッドワークへ移行するきっかけとしても有用です。例えば、出社日は打ち合わせ、在宅日は集中作業といった使い分けもしやすくなります。また、働く場所の選択肢が広がることで通勤負担が軽減され、結果的に従業員の満足度向上や採用活動での訴求につながります。
オフィスの役割を見直し、業務効率化につなげられる
オフィスのリニューアルや移転に伴い、書類や備品を整理すればペーパーレス化の機会を得られます。また、ゾーニングの見直しによってスペースの用途や目的を再定義することで、無駄な動線が減り、業務効率の改善にも寄与します。
オフィス縮小のデメリット・注意点3つ
一方で、オフィス縮小には次の3つの注意点があります。
- 移転や縮小に一時的な費用がかかる
- 会議室や作業スペースが不足する恐れがある
- 従業員の不安を招く場合がある
移転・縮小の初期コストがかかる
賃料や光熱費などの固定費は下がるものの、引っ越し費用や原状回復工事費などの一時コストが発生します。また、賃貸オフィスの解約には、一般的に6ヶ月前の予告通知が求められるため、資金の調整とともに余裕のある準備期間を確保しましょう。解約の条件は契約書によって異なるため、事前によく確認することが重要です。
会議室や作業スペースが不足するリスクがある
スペースを削りすぎると、座席が足りない、会議室が取れないといった問題が起きる可能性があります。特に、Web会議用のスペースは見過ごされやすいため、縮小後のレイアウトと運用ルールを事前に想定しましょう。
また、保管書類・備品の置き場についても、廃棄や外部保管を検討しておくと無難です。
従業員の不安・モチベーション低下を招く場合がある
社内への説明が不足すると「業績が悪化したのでは」と従業員に不安を与えかねません。モチベーションの低下や離職を促す可能性もあるため、オフィス縮小の目的と縮小後の働き方を、早い段階で共有しましょう。同じタイミングで、実現したい働き方を示しておくと前向きな受け止めを促します。
失敗しないオフィス縮小の進め方4ステップ
オフィス縮小は、以下4つのステップで進めるとスムーズに成功しやすくなります。
ステップ1：縮小の目的を明確にする
まず、オフィス縮小の目的を明確にします。コスト削減や働き方の見直しなど、目的によって最適な方法は変わります。具体的で明確な目的を定めることで、削る場所と残す機能の優先順位も判断しやすくなります。
ステップ2：出社率とオフィスの利用実態を把握する
直近3ヶ月の平均出社率や、会議室の稼働状況などのデータを集め、現状を把握します。時間帯や曜日、繁忙期による変動も含めて確認すると、実態に近い数字がつかめます。
ステップ3：必要な適正面積を算出する
一般的に「同時出社人数×3〜4坪」という計算式で目安の面積を算出できます。例えば、社員20人で平均出社率が50%なら、30〜40坪前後が基準です。会議室や共用部は少し広めに見積もっておくと、必要なスペースを確保しやすくなります。ただ、計算はあくまでも目安で、ミーティングの頻度や来客の有無を踏まえた調整も必要です。
ステップ4：移転先・縮小方法の選択肢を比較する
同じビル内での減床や、小規模オフィスへの移転なども含めて比較検討しましょう。家具や通信環境が備わったレンタルオフィスの活用も有力な選択肢です。移転を伴う場合は、現オフィスの解約予告の期限も並行して確認しておくと安心です。
縮小後の移転先に「レンタルオフィス」という選択肢も有効
縮小に伴う移転では、レンタルオフィスの活用が費用面で有利に働く場合があります。初期費用や契約面の負担が軽く、縮小のデメリットを補いやすいためです。
レンタルオフィスが縮小の受け皿に向いている理由
レンタルオフィスは、敷金・礼金や内装工事が不要な拠点も多く存在します。初期費用を抑えられる上、家具やインターネット環境もあらかじめ備わっており、設備の設置に時間がかかりません。また、一般的な賃貸オフィスと比べて契約から入居までの期間が短く、契約後すぐに業務を始められる点も特徴です。
さらに、人数の変化に応じて部屋を移りやすく、面積を削りすぎた場合でもスムーズに修正しやすいでしょう。
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また、法人登記に対応した部屋も多く、移転後の手続きを進めやすい環境が整備されています。拠点の多くは24時間利用に対応しており、働く時間帯を選ばない点も特徴です。
※料金や契約条件、設備は拠点により異なります。詳細は各拠点のページでご確認ください。
まとめ
オフィス縮小は、コスト削減だけでなく、企業の生産性向上と従業員満足度を両立させるための重要な戦略です。目的の明確化や十分なコストシミュレーション、そして従業員が快適に働けるレイアウト設計を丁寧に行うことにより、最適なオフィス環境の実現が可能になります。
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