テレワークの普及に伴い、オンライン会議をする機会が増えています。そんな中、オンライン会議に参加する場所選びに困っている方もいるのではないでしょうか。
ここではオンライン会議をする際に適している場所について、それぞれのメリット・デメリットとともに紹介します。場所選びのポイントについても解説しますので、参考にしてください。
メリット・デメリットを比較！オンライン会議をする場所の選択肢
オンライン会議の場所にはさまざまな選択肢がありますが、それぞれにメリット・デメリットがあるため、特徴をよく理解して選ぶことが必要です。ここでは、代表的な5つの場所について紹介します。
自宅
インターネット環境があれば、自宅もオンライン会議に使えます。テレワーク中のオンライン会議に自宅から参加したことがある人も多いのではないでしょうか。
自宅で会議に参加するメリットとしては、出かける手間が必要なく、場所代がかからないことが挙げられます。
一方で、会議に参加しているほかのメンバーにプライベートの空間が見えてしまうというデメリットがあります。また、子どもやペットがいる方は、会議中に邪魔が入ってしまう可能性もあるでしょう。
会議中は家族も静かにしていなければならないなど、家族にとっても負担がかかります。
カフェや漫画喫茶
近年、飲食店ではWi-Fi環境を設備しているところが増えているため、カフェや漫画喫茶でインターネットを接続すれば、オンライン会議ができます。費用がお茶代程度で安く済ませられるのがメリットです。
しかし、こういった店舗は不特定多数の人が利用するので、ネットワークのセキュリティ面での不安があります。カフェなどを利用する際は、暗号化されているWi-Fiを使用しているかどうか、チェックしましょう。
また、カフェなどのオープンスペースでは近くに人がいるため、盗み聞きや盗み見をされてしまうおそれがあります。業務に関する守秘義務について、注意が必要です。
さらに、キーボードを打つ音や会議で発言する声などが、周囲の客への迷惑にならないように配慮しなければなりません。
個室を備えている漫画喫茶もありますが、混雑している場合は満席となり利用できない可能性もあります。
ホテル
最近は、空室をテレワーク向けのデイユースプランに提供しているホテルも増えています。ホテルの客室であれば、完全個室なのでほかの利用者に話を聞かれることなく、静かな環境で会議に参加できます。また、オンライン会議中にほかのメンバーから見られる背景に、プライベートなものが映らない点もメリットです。
ネットワークのセキュリティについては、カフェや漫画喫茶と同様にWi-Fiが暗号化されているかどうかの確認は必要です。
デメリットとしては、ホテルの利用は、ほかの方法と比べて場所代が高いことです。毎日利用するとなると高額になってしまうので、特定の日だけに使うなどして、メリハリをつけると良いでしょう。
カラオケボックス
カラオケボックスもコロナ禍の影響で利用者が減り、テレワーク向けプランの提供が増えています。多くの店舗で、電源やWi-Fiが利用できます。料金は比較的安く、店舗によってはカラオケを利用するときと同じように、ドリンクサービスがついていることもあります。
カラオケボックスは、自分が話している声が隣の部屋に聞こえることはほとんどありません。ただし、隣室がカラオケとして利用している場合は、音漏れの心配があります。店舗の防音設備にもよりますが、会議中にカラオケの音が聞こえてしまうかもしれないことは大きなデメリットです。
個室型のワークスペース
駅や商業施設に設置されている個室型のワークスペースも、オンライン会議に活用できます。アクセスしやすく、気軽に利用できることがメリットです。
密閉されたブースであるため、ほかの人の目を気にすることなく会議に集中できます。15分単位で借りられるスペースが多く、予約できるものもあります。
もともとテレワーク用に設置された防音空間なので、盗み見や盗み聞きのリスクは抑えられた造りになっていますが、場合によってはパソコン画面などが外から見えてしまうこともあるので注意が必要です。
また、Wi-Fiが用意されておらず自分で準備が必要だったり、周囲の無料Wi-Fiを利用したりケースもあるので、利用する際は事前に確認するようにしましょう。無料Wi-Fiを使用する場合は、セキュリティ面での不安があります。
オンライン会議をする場所を選ぶ際の3つのポイント
オンライン会議の場所選びは、会議に集中できる環境であることが大切です。ここでは場所探しの際に、チェックしておきたい3つのポイントを紹介します。
1.インターネット環境と電源設備が整っている
オンライン会議に参加するためには、インターネット環境と電源設備が必須です。インターネットの接続が不安定だったり、会議中にパソコンやタブレットの充電が切れたりしては、会議のほかの参加者にも迷惑がかかってしまいます。
2.事務作業ができる環境が整っている
オンライン会議中は、ただインターネットにつながっていれば良いわけではありません。オンライン会議をスムーズに進めていくにあたり、事務作業に適した机と椅子が必要です。
また、相手に見られても良い背景であることも大切です。ビジネスに不向きな背景では、参加者に対して失礼になってしまうので注意しましょう。
3.セキュリティ体制が整っている
会議の内容が外部に漏れないように、オンライン会議は個室で行うのが理想です。また個室でも、壁が薄かったり壁の上下がオープンになっていたりすると、盗み聞きされるおそれがあります。防音状態は、利用前にチェックしておきましょう。
オープンスペースでの利用や、自分で外から鍵をかけられない個室を利用する場合は、トイレなどで離席したときに、パソコンや資料などが盗難されるリスクもありますので、注意してください。
オンライン会議の場所にはレンタルオフィスがおすすめ
オンライン会議は、どこからでも参加できるのが魅力です。その反面、会議に集中できる場所を確保するのは意外と難しいものです。
オンライン会議をするのであれば、個室型のレンタルオフィスがおすすめです。集中してオンライン会議に参加できる環境が整っています。
Re:ZONEのスモールオフィスであれば、完全個室でありながらリーズナブルな料金でレンタルが可能です。インターネット環境やオフィス家具も完備しているので、すぐに静かな環境でオンライン会議に参加できます。
また、共有スペースの監視カメラやスマートロックによる入室管理などにより、セキュリティの面でも安心です。
駅からアクセスしやすい場所で展開しているため、立地も優れています。オンライン会議をする場所をお探しの方は、ぜひRe:ZONEをご検討ください。
まとめ
テレワーク中にオンライン会議へ参加する場所としては、自宅やWi-Fi設備が整っている飲食店、テレワーク向けのプランを提供しているホテルやカラオケボックス、個室型ワークスペースなどが挙げられます。
オンライン会議をする際は、インターネット環境やセキュリティ対策が整っており、事務作業がしやすい場所で行いましょう。完全個室のスモールオフィスは、静かな環境で会議に集中しやすいため、おすすめです。
