買掛という言葉は、売掛といっしょに覚えておくべき言葉です。買掛を上手に利用することで、手元にお金がなくても商品・サービスを購入することができます。
しかし買掛はいわゆる借金なので、増えすぎないように管理していく必要性もあります。増え過ぎると会社としての信頼性まで落ちてしまうので注意が必要です。
今回は買掛の概要や利用するメリット・デメリットをご紹介していきます。
買掛とは？まずは基本を解説
買掛とは「商品・サービスを購入した際に、代金をその場ではなく後で支払うことを約束して購入を行う行為」を指します。
一般的な支払いでも、居酒屋などでメニューの注文代金をつけ払い扱いにして、後で支払うことがあります。こういった支払いは両者の信頼性がないと成り立ちませんが、取引者同士が取り決めた上で掛取引として行うことでさまざまなメリットを得られます。
ちなみに買掛によって発生した後で支払う金額のことを買掛金と呼ぶことも覚えておきましょう。
買掛と売掛との違い
買掛と比較される言葉に売掛があります。
買掛ではこちらがつけ払いを行いますが、売掛では取引をしている相手がつけ払いを行います。つまり売掛ではこちらが受け取るべき利益を後払いにして便宜を図るのが特徴です。
売掛を行うとすぐに現金が入ってきませんが、その分取引がしやすくなるといったメリットがあります。特に日本では売掛・買掛を古くから商売で行ってきているので、対応したほうがよいというよりは対応しないといけないというレベルまで浸透しているのが特徴です。
ビジネスを立ち上げる際は、必ず買掛・売掛をどう取り扱うのか、あるいはどの企業の取引へ適用するのかあらかじめルール決めしておくとよいでしょう。
買掛金と未払金との違い
買掛金と似た性質の言葉に未払金があります。未払金はまだ支払っていない取引に対して使われるという点では買掛金と同じですが、対象等に違いがあります。
まず未払金の対象は「営業活動以外で発生した項目」です。つまり
・固定資産の購入
・消耗品の購入
といった項目において使われます。
仕入れに直接関係しない費用に関しては未払金として取り扱うことが多いです。つけ払いになっているからといってすべてを買掛金として経理処理してしまうと失敗してしまうもとになるので注意しましょう。
買掛金・未払金と未払費用の違い
買掛金と未払金とも違う言葉があります。それは未払費用です。未払費用は未払金と似ているので間違いやすいですが、細かく性質を確認すると違いがあるので注意しましょう。
未払費用の特徴としては、「仕入れで発生したような費用ではないので買掛金とは異なるが、継続性等があるため未払金でもない」という点です。つまり公共料金といった利用金額分を1か月といったタイミングで定期的に後払いするものには未払費用という言葉を使います。
未払費用はややこしいですが、決算のときなどに使う必要があるので実際に経理作業をしながら似た言葉との違いを把握していく必要があります。
買掛を行うメリット
買掛取引を行うメリットとしては次のようなものがあります。
お金を持ち運ぶ必要性がない
企業間の取引においてまとまったお金が必要な場合、その支払いがすぐだとお金を引き出して持ち運ぶのが大変です。今ではキャッシュレス決済を使ってまとまったお金をすぐ支払うこともできますが、方式が浸透しているとは言い難い状況です。
買掛を行い支払いを後にすることで、いちいち取引ごとに大量のお金を持ち運ぶ必要性がなくなります。これによって業務が効率化するだけでなく、現金を持ち運ぶリスクがなくなるのもメリットです。主に現金を持ち運ぶと紛失したり、犯罪に巻き込まれるといったデメリットが発生する危険があります。
支払いをまとめて行うことができる
取引で大量に仕入れを行う場合、現金が手元に十分用意できていない可能性もあります。特にベンチャーとして立ち上げたばかりの企業などでは、まとまったお金をその場で用意できない可能性が高いです。
買掛にすると、支払いを後払いにしてまとめられるので、お金が手元にできたタイミングで支払いを完了させることができます。これによって必要なタイミングで仕入れができずビジネスチャンスを逃してしまうリスクを減少させることが可能です。
また支払い管理の面でもメリットがあります。支払いを都度払いにしてしまうと、いちいち書類を用意して決済を行う必要があります。これは効率性の面から同じ作業を繰り返していることになるのでよくない状態です。
しかし買掛にして月末などに支払いをまとめることで、決済の回数が減少してまとまるので作業負担が減少します。書類の量も減るのでペーパーレス化しやすいのもメリットです。ちなみに振込手数料といった諸経費も決済回数が減るので少なくなりコスト面でも有利となります。
信頼関係構築につながる
買掛は信頼性の上に成り立つ取引です。買掛を継続して確実に行うことで、企業の信頼性構築にもつながります。
たとえば取引して5年経過した企業へ一回も遅延せず買掛金を支払ったとします。この場合
支払いが後になっても期限内に確実に支払ってくれるというよいイメージが浸透するでしょう。結果的にもしこちらの手元に現金がなくても、緊急で買掛を行ったりして危機を回避することなどもしやすくなるでしょう。
このように買掛を管理しながらしっかり実行することで、融通の面でメリットが得られます。
買掛を利用するデメリットとは
買掛を利用すると、次のようなデメリットも出てくるので注意しましょう。
負債として蓄積されると危険
買掛金は取引の際に一時的に発生する負債です。そのため期限までに支払いを行わないと借金として企業の運営を圧迫する危険性があります。
たとえば5社から買掛を行い合計で500万円を返済しきれていない状況だと、この500万円が経営にのしかかってきます。しかも支払いに遅延があるとペナルティとして追加で支払い金が発生するリスクもあるので危険です。
買掛を行う際はきちんと支払いが実行できる期限設定になっているか、また自社の支払い能力に見合った金額となっているかなどを確認する必要性があるでしょう。
企業信頼性が落ちるリスクもある
買掛取引は相手が返済するのを前提として行います。つまりこちらがいつまでも遅延して支払いを行わない場合、相手方の企業からの信頼性が落ちる原因となるでしょう。
また決済署などを利害関係者に細かく公表する仕組みになっている場合では、買掛の取引状況が悪いと判断されると支払い能力がない企業として扱われてしまい、信頼性が落ちた結果経営に悪影響が出てしまうリスクもあるでしょう。やむを得ない状況で支払いが少々遅れてしまう場合は、理由を添えて関係者へ説明を行う必要性もあります。
管理業務が発生する
買掛を取引で扱う場合は、専用の管理業務が発生するのも課題です。確かに支払いをまとめられて便利な買掛ですが、その代わり管理業務がスムーズにできないと負担を結果的に増やしてしまうでしょう。
まずどの企業へ買掛を適用しているのか、そして何円をいつまでにどの方法で入金する必要があるのかをデータベースで確認できるようにするのが基本です。そこからさらに得られたデータに関して分析を行う必要も出てきます。
たとえば買掛金残高や売上原価などを基に回転率を計算することが可能です。回転率に関しては数値が大きいと支払いに時間が掛かっている状態なので危険な状況と言えるでしょう。計算を行った結果なるべく短い期間で返済ができる状態になっていると安心です。
まとめ
今回は買掛の概要や利用するメリット・デメリットをご紹介してきました。
買掛によって手元にお金がすぐ用意できなくても後払いができます。しかもまとめ払いができるので、決済回数を減らして効率よく支払いを管理することが可能です。
その代わりすぐに支払いができるように、自社の支払い能力等に合った買掛取引を行う必要性があります。ぜひ買掛を上手に扱って企業経営を効率化してみてください。
