「オフィスDX」とはバックオフィス業務などをデジタルツール導入といった方法で自動化・効率化することで、企業改革を実現する概念です。オフィスDXを推進することで将来的に起こるであろう大きな企業損失を防ぐことが可能となり、また働き方多様化による人材確保・クリーンな企業環境構築なども達成できます。
オフィスDXを進める際は新拠点の確保を実施することがありますが、レンタルオフィスの活用によってコストを削減しながら効率よくオフィスDX用の拠点を確保可能です。今回はオフィスDXの概要やメリット、そしてレンタルオフィスの活用を行うとオフィスDXに関してどのようなメリットがあるのかまで解説していきます。
オフィスDXとは？「2025年の壁」到来を防ぐために必要な考え
オフィスDXとは「デジタル基盤で社会が動くようになることが、生活等をよい方向へ変化・推進することにつながる」というDXの概念をビジネスオフィスに落とし込んだ考えです。
DXは「デジタルトランスフォーメーション」の略ですが、根本にある概念自体はプライベート・ビジネス両方を範囲としておりあいまいなのが欠点です。そこで企業側ではオフィスDXとしてビジネスオフィスに特化した考えにDXを転換することで、改革を分かりやすく実現しようという思惑があります。
オフィスDXに関係する2025年の壁とは？
オフィスDXを企業が推進しようとしているのは、「2025年の壁」が存在しているからです。
2025年の壁とは政府が主体となって設立された研究会によって発表された、デジタル改革に関する考えです。2025年の壁では「2025年までに企業がデジタル改革を進め切らないと、日本全体で最大12兆円の経済損失が発生する」という研究結果が発表されています。
ということで2025年を基準として日本政府もデジタル施策を進めており、企業も同様に2025年までにどうにかしてDXを達成したいという考えが現在働いています。もし今からオフィスDXを検討する際は、ぜひ2025年を基準として改革を実行してみてください。
オフィスDXが推進されている理由とは？
具体的にオフィスDXが推進されているのは、次のような要因があるからです。
少人数による業務体制を実現するため
現在労働人口は年々減少しており、中小企業では特に人材の確保が難しくなっています。現状のまま業務体制を維持するのが難しい企業も増加しています。
オフィスDXを実現できれば、少人数でもデジタルツールの力を借りて作業を実行可能です。そこでオフィスDX施策を実行して、少ない労働力をなるべく有効活用できるように工夫しようとする企業が増加しているのがポイントです。
デジタル化に遅れてしまっているため
海外と比較すると、日本のデジタル化は遅れてしまっています。例を挙げると中国では実店舗でのデジタル機器による製品管理やサービス提供が進んでいたり、アメリカではECと実店舗のオムニチャネル化が一般化したりしています。
こういった中で日本企業はいまだにレガシーシステムの廃止を実現しきれていなかったり、経営層がDX化施策を推進できない状況が続いているのがネックです。こういった状況を打破して海外へ追いつくために、オフィスDXをさまざまな角度で進めようという動きが強まっているのがポイントです。
コロナ禍でのニューノーマルな働き方の推進を行うため
コロナ禍によって、従来の出社して紙の資料等を用いて作業をするという体制が通用しなくなりました。現在では出社せずとも働ける上で、デジタルで資料データなどを共有できる環境構築が進んでいます。オフィス出社を再開する動きはあるものの、テレワーク自体を完全にやめてオフィスワークのみにしようとする動きはあまりありません。
デジタルツールがないと、テレワーク環境は実現できません。そこでオフィスDXはテレワークといった働き方を推進して、ニューノーマルな働き方を社内で実現する役割を果たします。
オフィスDXを実現するメリットとは？
オフィスDXを実現できると、次のようなメリットを受けることができます。
社内体制のIT化によって業務効率化ができる
オフィスDXでは
- 会計：クラウド会計ツールを使い一部自動化する
- 採用：採用ツールによって情報の掲載や採用準備を効率化できる
- 問い合わせ：チャットボットを使って一次問い合わせを完全自動化
などあらゆる業務箇所をデジタルツールでIT化していきます。
デジタルツール基盤で業務が動く体制を確保できるので、今まで手作業でやっていた部分が自動化したり、ミスが減少したりします。そして結果的に従業員の業務効率化へつなげられるのがメリットです。当然人間のやるべきことに対する無駄を減らせるので、業務負担削減まで実現できます。ツール導入によって確保できた時間は、新しいサービスの創出や分析工程の強化などへ使ってみてください。
情報の利活用が簡単になる
デジタルツール導入によって業務が自動化されると、業務関連のデータが自然とツール内に蓄積されていきます。蓄積されたデータはいつでも参照可能であり、複数のツールを導入している場合は一元化して多角的にデータ分析ができる環境を構築すると、情報の洗い出しに関する精度が向上するのもポイントです。
- トラブル内容などをナレッジとして蓄積して、従業員の研修へ活用する
- 解決策のデータをすぐ参照できるようにしてトラブル対応へのスピードを上げる
- 顧客情報や接客状況、見込み具合などを総合してアプローチを考える
といったことが簡単にできるようになり、情報の利活用が促進されるのがメリットとなっています。ちなみに紙の書類が必要な場面が減るため、印刷費削減やペーパーレス化まで実現可能です。
多様な働き方を実現できる
人材を安定して確保するためには、どんな場所でも均等に働けるようにする環境の構築が重要です。オフィスDXによってハイブリッドワーク・テレワークが推進されると、その環境構築まで実現することが可能です。オフィスDXを進めながら
- 遠方に住んでおり採用するのが難しい
- 介護といった個人的事情によって働くのが難しい
といったトラブルがなくなり、従業員のライフワークバランスを確保しながら多様的に働ける企業作りを目指してみてください。結果的に人材採用力強化や、企業としての信頼性・評価の向上にもつながるはずです。
レンタルオフィスをオフィスDXへ活用するメリットとは
オフィスDXを実現するにはさまざまな方法がありますが、その中に「レンタルオフィスを借りてDX化の足掛かりとする」方法があります。完全個室型で集中しやすい環境が多いレンタルオフィスをオフィスDXへ活用した場合、次のようなメリットを得られます。
スモールスタートで新しい拠点を確保できる
テレワークを推進する場合、どうしても自宅で業務環境を確保できなかったり、あるいは自宅以外の場所で業務ができたほうが都合のよいケースが出てくるときがあります。こういった場合はむやみに全従業員に自宅でのテレワークを勧めるのではなく、従業員の自宅から近い場所にサテライトオフィスのような拠点を設置して運用するのも重要です。ただし中小企業だと予算が限定されるので、簡単にはサテライトオフィスを準備できないのがネックです。
コスト面でサテライトオフィスを設置できない問題を解決しやすいのが、レンタルオフィスです。通常の賃貸よりも格安で借りやすいため、少人数での利用ならば気軽に外部オフィスを用意できます。改革にはスモールスタートが重要ですが、中小企業がテレワークを中心としたオフィスDXをスモールスタートする際にレンタルオフィスは役立ちます。
気軽に契約・解約が可能
新しくテレワークができるような拠点を用意する際は、企業の成長規模に応じて柔軟にオフィス場所を変えられると安心です。通常の賃貸だと契約や解約の手間が意外と掛かるため、簡単にはオフィスを借りるのが難しいのがデメリットとなります。
その点レンタルオフィスは業務利用に特化しているため、通常の賃貸と比較すると契約・解約が簡単です。例を挙げると、「Re:ZONE」の場合は申込日から最短で1週間ほどすると利用が開始できるようになっています。敷金、礼金は必要ありません。また解約する場合は原状回復費が必要なく、清掃費だけ払えばすぐに退去可能となっているので気軽に契約することが可能です。
すでに設備が用意されているので即時業務へ取り組める
新拠点を用意する場合、荷物の搬入や配置などの作業も必要となってきます。設備を自社で1からすべて用意して新拠点へ持ち込むのは簡単な作業ではありません。また搬入・配置の間業務がストップしてしまうのもデメリットです。
レンタルオフィスの場合、
- 机
- 椅子
- 空調
- Wi-Fi
といった設備が最初から用意されています。
すでに用意されている設備についてはすぐ使える状態なので、自社でPC・スマートフォンなど残りの設備を搬入・配置すればすぐ作業が開始できるようになっています。
まとめ
今回はオフィスDXの概要やメリット、そしてレンタルオフィスの活用を行うとオフィスDXに関してどのようなメリットがあるのかまで解説してきました。
オフィスDXは業務効率化やテレワーク推進などに関して欠かせない考え方です。自社の状況や環境に合った施策を実行することで、安全にオフィスDXを実現できます。
テレワーク推進に関しては、自宅ワークだけを推進しても限界が来る場合があります。レンタルオフィスの活用によって外部拠点を設けて、オフィスDXを推進することも検討してみてください。
参考サイト
EDSエンターテイメント
「顧客管理から活動履歴、進捗状況までkintoneで一元管理し、効率的な営業活動を実現！」
https://kankyodigital-sol.jp/kintone/kintoneblog/393-2/
