社会人の方のなかには、「思い通りに仕事が進まない」、「仕事の成果が出ない」、「仕事でよくトラブルが起きてしまう」などの悩みを抱えている方も多いはずです。どの仕事であっても、仕事を始める前に準備をしておかないと、最大限の成果を得ることが難しくなります。
では、仕事を始めるときに、どのような準備を心がければよいのでしょうか。今回の記事では、仕事の準備が必要な理由や、仕事に取り掛かる際に準備するべきことを紹介します。
仕事の準備が必要な理由
まずは、仕事を始めるときに準備が必要な理由から紹介します。これまで準備をしてこなかった方や、準備する意味を考えていない方は参考にしてみてください。
無計画によるミスが多発する
仕事の準備をしておかないと、大小問わずミスを引き起こしてしまいます。自分だけに影響するミスであればよいものの、会社の上司や同僚、取引先の顧客に迷惑がかかるとことで自身の信頼性にも悪影響につながりかねません。
とくに、仕事の計画を一切立てていないことが原因で、ミスが発生する可能性があります。自分がやるべき仕事をしっかりと計画し、周りに迷惑がかからないように準備することが求められます。
予想外のことに対応できない
仕事をしている最中に、計画や予定になかった想定外の事態が起こることもあります。しかし、準備が万全な状態でないと、フレキシブルな対応ができなくなってしまいます。
たとえば、海外の仕入先から購入した部品が予定通りに到着せず、国内の顧客に迷惑がかかるケースを考えてみましょう。もちろん、計画に入っていなかったことですが、あらゆる事態を準備しておくことで、事後対応の可能性を広げられます。
事前準備の姿勢が評価につながる
事前準備の姿勢は、会社内での評価にもつながります。会社で働く従業員も人間であるため、ミスを犯してしまうことは避けられません。
一方で、日頃から仕事の準備を徹底しているのであれば、厳しい目で見られることもなくなります。万全の状態で仕事に取り組むことで、上司や同僚の信頼を勝ち取れるほか、ミスの回数を減らしていけるのです。
仕事を始める前に準備するべきこと
仕事を始める前に準備をすることが大切ですが、具体的に何を準備すればよいのでしょうか。業種や職種に関係なく、仕事に取り組む前に準備するべき項目をまとめます。
1日の計画のなかで優先順位を付ける
仕事を始める前に、1日の計画のなかから優先順位を付けるようにしましょう。優先順位を付けないまま仕事を始めると、「就業時間内に仕事が終わらなかった」、「優先度の高いタスクを後回しにしたことで集中力がなくなった」といった事態につながります。
会社や自宅で仕事を始める際には、1日の計画を吟味し、どのタスクを優先的に進めればよいかを考えます。会社に入りたての頃や、優先順位付けに自信がないという方は、上司にも相談してみてください。
必要なものを用意しておく
どの仕事にも言えることですが、仕事に必要なツールは事前に用意しておきます。仕事が始まってから準備をすると、その分時間を無駄にするだけでなく、仕事に集中しにくくなるためです。
日常的に使用するものであれば、デスクの上やデスクの中に入れておくようにしましょう。また、頻繁に使うものでない場合には、どの場所に置いてあるのかを確かめておいてください。
仕事相手のスケジュールを把握する
仕事は自分の都合で進めるのではなく、相手のことも考えながら進めていかなければなりません。自分本位のまま仕事に取り組むと、相手から信用されなくなったり、仕事にトラブルが起きたりする可能性があります。
取引先や顧客がいる場合には、相手のスケジュールもチェックしておくことが大切です。また、仕事が滞りなく進むように、定期的に対面会議を開いて、状況を共有するようにしましょう。
仕事で成果を出すためのポイントとは
仕事で成果を得るためには準備が重要となりますが、準備の内容にも工夫をしなければなりません。新入社員や転職で入社した従業員に限らず、役職が付いたベテラン社員でも留意しておきたいポイントを3つ紹介します。
仕事全体の流れをイメージする
仕事の準備を進めるうえで、仕事全体における流れをイメージするようにしましょう。事前にイメージをしておくことで、想定したとおりに仕事を進めやすくなります。
また、突発的なイレギュラーが発生した場合でも、フレキシブルな対応が可能です。プラスのイメージだけでなく、マイナスのことも含めて、あらゆることを頭のなかで思い描くようにしてみてください。
知らないことは積極的に聞く
専門分野であっても、新しいことや少しでも分からないことがある場合には、積極的に聞いてみることも大切です。物事を知らないまま仕事を進めると、顧客先に迷惑をかけてしまったり、社内・対外的な自身の信用を失ったりする恐れがあります。
ただし、積極的に相談することは大切ですが、繰り返し同じことを聞かないことにも注意しましょう。一度聞いたことはメモや、自分なりに工夫して覚えるようにしてください。
仕事に取り組みやすい環境を用意する
仕事で成果を出すためには、仕事に適した環境を準備しましょう。たとえば、自分なりに仕事のルーティンを決めたり、最新のデジタル機器を用意したりすることで、仕事に打ち込みやすくなります。
また、テレワーク向けに、自宅・会社の近くにレンタルオフィスを借りてみることもおすすめします。最近では、一人専用のプライベート型のレンタルオフィスも増加しており、集中力を高めるのにも効果的です。
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まとめ
どの仕事でも成果を得るためには、綿密な準備が必要となります。準備を怠ったまま仕事を進めると、期待していた成果を得ることが難しくなるだけでなく、さまざまなトラブルやミスなどが多発する恐れがあります。
仕事の準備をしていくなかで、各タスクに優先順位を付けること、同僚・上司、取引先のスケジュールを頭に入れながら仕事に取り組む姿勢を維持することが大切です。また、仕事に集中しやすい環境を求めている方は、プライベートルームを提供している「Re:ZONE」への問い合わせもご検討ください。
