格安バーチャルオフィスはなぜ格安なのか？
格安や激安など、安さをアピールしているサービスや商品は多々あります。そして、利用料金が安いのには理由があります。
なぜバーチャルオフィスは安くできるのか、3つの理由を紹介します。
初期投資額を抑えている
バーチャルオフィスとして運営し、事業として機能させるためには、以下の費用がかかります。
・保証金や礼金をはじめとした初期投資
・床材、壁紙、照明器具をはじめとした内装にかかる費用
・OA機器、インテリアなど、必要となるオフィス家具や機材などの購入
上記にかかる費用をできる限り抑えることで、投資費用の回収額も少なくなります。その結果、格安の料金設定が実現されていると考えられます。
固定費を抑えている
固定費とは、家賃や人件費に代表される利益などに影響されない費用のことを指します。
バーチャルオフィスでは、以下のスペースで運営が成り立っています。
・運営会社のスタッフの作業スペース
・郵便や宅配など、利用者の荷物を保管、管理するスペース
・利用者が使うレンタル会議室に必要なスペース
主に物理的な場所を確保する必要があり、それらにともなう家賃や管理者などの人件費が該当します。
エレベーターがなく共益費が安く済むビルや築年数が経過し古くなったビルの利用、常駐のスタッフをなくす、といった方法をとることで、固定費が安く抑えられている可能性があります。
運営会社が副業として行っている
バーチャルオフィスのほか、レンタルオフィスやシェアオフィスなど、様々な貸事務所の形態がありますが、これらのサービスオフィスを本業ではなく副業として運営しているケースが多いです。
本業での収益があれば人件費などの費用をカバーでき、固定費を抑えられることから、利用料金を安く設定できます。
ただし優先順位はあくまで本業であるため、本業に影響が出る場合や本業が多忙なときは副業まで手が回らなくなることも考えられます。
格安バーチャルオフィスを選ぶときに注意すべき点
以下の４点に注意して格安バーチャルオフィスを選んでみてください。
住所/立地
1つ目は利便性。つまりオフィスまでのアクセスの良さです。バーチャルオフィスの会議室での打ち合わせや、クライアントの突然の訪問など利用するケースが多いためです。
アクセスの良さを確認する際は、以下のポイントを押さえておくと良いでしょう。
・最寄り駅からの距離
・駅からの道順はわかりやすいか
・幹線道路に面しているか
・利用できる路線の数はどれくらいあるか
・付近に駐車場はあるか
建物/設備
2つ目は、バーチャルオフィスが入っている建物や設備についてです。
都心の一等地の住所を安く手に入れられるのが、格安バーチャルオフィスの魅力のひとつです。しかし、外観が老朽化しており、中に入っても看板や受付もないといったケースもあります。都心の一等地とはいえ、クライアントのイメージを悪くする可能性も考えられます。
実際にバーチャルオフィスで毎日仕事をするわけではないものの、外観や内装、設備などは契約前に確認しておいたほうが良いでしょう。
サービス内容
3つ目はサービスの内容。これも非常に重要な項目です。主に以下の内容をチェックしてみてください。
・法人登記の有無
登記できるかどうかは、法人として起業できるかに直結します。郵便物の受け取りや名刺、ホームページへの記載として住所を利用できても、登記は不可というケースも多々あります。
・社名プレートの掲示が可能か
銀行口座開設時に行員がオフィスの実態を確認しに来たり、クライアントなどの来客があったりする場合、社名プレートがあれば訪問しやすくなるでしょう。契約時に任意のタイミングで社名プレートが出せるかも見るべきポイントのひとつです。
・会議室
事業を回していくうえで、会議室が必要になることは多々あります。格安バーチャルオフィスの場合、レンタルできる会議室がない場合があるので事前確認が必要です。また、会議室とバーチャルオフィスの場所が異なることもあるので注意してください。
・電話番号/FAX機能
住所のレンタルや郵便物の受け渡しといった基本的なサービス以外に、電話代行サービスを行っている運営もあります。
固定電話やFAXなど当初はいらなくても、仕事が多忙になり自身で電話を受けづらくなってきた場合などは、代行サービスの利用を検討する可能性が出てくるでしょう。
そのため、契約後であっても追加で利用できるのかといった点も、見るべきポイントといえます。
運営会社
バーチャルオフィスを運営している会社についての確認も大切です。
例えば運営実績がそのひとつ。具体的には、これまでいくつの起業をサポートしてきたのか、必要に応じてオプションを充実させてきたのか、希望に合わせた柔軟な対応はできそうかなどといった内容です。
また、スタッフの対応も確認したほうが良いでしょう。内見時の対応や電話での受け答えなどを確認してみてください。事務的な対応や機械的な受け答えよりも、臨機応変で感じの良いサービスができるかも判断材料となります。
そのほか、オフィスの雰囲気や清潔さも見るべきポイントです。清潔感のなさや不衛生さが見られる場合は、管理がずさんな運営会社である可能性があります。
そのほかにも、格安バーチャルオフィスを運営する会社には、レンタル料金だけ格安でオプションが高額だったり、違約金などを設定したりしているケースもあります。雑居ビルで看板もなく無人で運営しているなど、怪しい要素がある場合には特に注意が必要です。
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まとめ
バーチャルオフィスを格安で利用できる理由には、初期投資額や固定費の軽減など企業努力によるものから、本業のサポートありきで行う副業まで様々あります。
弊社が運営するRe:ZONEであれば、初期費用も抑えられ登記も可能です。そのほかにも安心してご利用いただける環境を用意していますので、ご検討中の方はぜひご相談ください。
