レンタルオフィスの勘定科目は？経費の仕訳方法と注意点をわかりやすく解説

個人事業主やフリーランスを中心に、レンタルオフィスを事務所として利用している人の中には、確定申告でどの勘定科目にレンタルオフィス代を分類すべきか悩む人もいるでしょう。

レンタルオフィスを借りる際には、スペースの月額料金に加えてオプションの支払いが発生する場合など、それぞれ正しい仕訳をする必要があります。

本記事では、レンタルオフィスの利用料金や関連費用に適した勘定科目、経費の仕訳における注意点について詳しく解説します。正しく経費計上を行うための参考として、ぜひご活用ください。

レンタルオフィス利用料は経費計上できる？

経費として計上できる費用は、事業に関連して支払うものに限られます。レンタルオフィスの利用料を経費として計上できるかどうかは、スペースの計上や用途などによって異なります。

例えば、レンタルオフィスを事務所として利用する場合や、会議室を借りて打ち合わせを行う場合は、事業で使用する料金であるため経費計上が可能です。
このケースでは、レンタルオフィスまでの交通費も、経費に算入できます。

一方で、レンタルオフィスを私用のミーティングや趣味の目的で使う場合など、事業と関係ない用途で利用する場合は、経費として認められないため注意が必要です。

レンタルオフィス代に使える勘定科目

レンタルオフィス代の仕訳には、主に「賃借料」と「地代家賃」のいずれかが使われます。それぞれの違いについて説明します。

レンタルオフィス代を賃借料として仕訳する場合

レンタルオフィスの費用について、一般的な仕訳は「賃借料」です。大勢が利用するオフィスの場所を借りたことに対する費用という意味で、賃借料が該当します。

ただ、仕訳に関しては契約形態は影響しない点に注意が必要です。

また、完全個室タイプのレンタルオフィスや、オプションサービスがついていない個室をオフィスとして借りる場合には、次に説明する「地代家賃」としての仕訳が適しています。

レンタルオフィス代を地代家賃として仕訳する場合

以下のようなケースでは、レンタルオフィスの利用料金が「地代家賃」に分類されます。

• 完全個室タイプ
• オプションサービスがついていない個室

一般的なオフィスやテナントのように使用する場合には、「地代家賃」での仕訳が適しています。

ただし、コピー機や別のサービスを利用する場合には、個別に適切な勘定科目を選ぶ必要があります。

freeeなど会計ソフトでの仕訳例

前述したレンタルオフィス代の仕訳について、会計ソフトや記帳の記入方法を紹介します。

レンタルオフィス代（10万円）を「賃借料」の勘定科目で仕訳する場合、以下のように記入します。

オフィススペースとは別に、コピー機や会議室の使用料を請求されることがあります。たとえば、コピー機の費用が3,000円だった場合、以下のように「賃借料」としてまとめて仕訳することも可能です。

一方、レンタルオフィス代を「地代家賃」の勘定科目で仕訳する場合は、以下のようになります。

設備などのオプション料金は、用途に応じて別の勘定科目を使う必要があります。たとえば、コピー機使用料（3,000円）は以下のように仕訳します。

レンタルオフィスに関連する他の勘定科目

レンタルオフィスでよくある関連費用の代表的な勘定科目について説明します。

会議室の利用料金：会議費

個室のレンタルオフィスを借りていて、必要時のみ会議室を利用する場合、料金が別途発生します。
費用の勘定科目は用途によって区分され、取引先や顧客などとの打ち合わせに使う場合は「会議費」、社員研修に利用した場合は「研修費」として分類されます。

また、会議のために借りたホワイトボードの料金や飲食代も「会議費」として仕訳できます。

入会金：諸会費

レンタルオフィスを契約する際の入会金は「諸会費」とするのが一般的です。ただし、キャンペーンなどで入会金を支払っていない場合は不要です。

事務手数料：支払手数料

レンタルオフィスの契約時に、入会金とは別に事務手数料を支払っている場合、「支払手数料」として記入すると無難です。入会金と同様に、キャンペーンなどで無料だった場合は不要です。

ドロップイン・ゲスト利用：会議費または雑費

月額料金でレンタルオフィスを利用せず、ドロップインもしくはゲストとして一時的に利用する場合もあるでしょう。
この場合の費用は、「会議費」または「雑費」として仕訳するのが一般的です。

雑費の項目が多くなる場合は、何の費用かわかりにくくなることを避けるためにも「会議費」としておくと良いでしょう。

仕訳が間違っていた場合どうなる？失敗しないためのコツ

レンタルオフィス代の勘定科目を間違えていた場合、正しい仕訳に修正することで対応できます。仕訳のミスがあっても、納税額には影響がないケースがほとんどで、何かしらの罰則が課される可能性は低いと言えます。

例えば、レンタルオフィスの月額料金を「賃借料」ではなく「通信費」として計上してしまい、税務調査で指摘されたとしても訂正すれば完了します。

そもそも仕訳は任意であるため、税理士や会計事務所の方針によって勘定科目が異なる場合もあります。

勘定科目を修正する手間を避けるためには、前述したレンタルオフィスの条件や用途などに応じて、適切な仕訳を行うことが大切です。

レンタルオフィス代の勘定科目についてよくある質問

ここで、レンタルオフィス代の勘定科目に関するよくある質問とその回答を紹介します。

勘定科目は毎年変えられる？

勘定科目は任意に設定できますが、毎年変えるのは避けた方が無難です。というのも、前年に「地代家賃」として仕訳したレンタルオフィス代を、翌年「賃借料」にすると帳簿の一貫性が失われ、会計状況が把握しづらくなる場合があります。

また、税務署から指摘を受ける可能性もあるため、一度決めた勘定科目を継続して使いましょう。

レンタルオフィス代以外にも、経費がどの勘定科目に該当するのか迷う場合には、税務署または税理士に相談することを推奨します。

バーチャルオフィスの仕訳はレンタルオフィスと違う？

バーチャルオフィスの料金は、一般的に「支払手数料」として経費計上されます。バーチャルオフィスは通常、住所だけを利用するサービスであり、物理的なスペースを契約するレンタルオフィスとは適用される勘定科目が異なります。

また、バーチャルオフィスの郵便転送や電話代行といったオプションサービスを利用する場合、「通信費」や「会議費」などの勘定科目を利用する必要があります。

まとめ｜適切な勘定科目を使って経費計上しよう

レンタルオフィス代は、一般的には「賃借料」または「地代家賃」の勘定科目を使って仕訳されます。また、レンタルオフィスの利用に伴い、コピー機などのオプションが別途請求される場合には、それぞれ適切な勘定科目を選ぶことが重要です。　

勘定科目は、確定申告や日々の記帳を正しく行い、適切に資金を管理するために重要な要素です。経費の仕訳で迷うことがあれば、税理士や税務署に相談しましょう。

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