近年経費を支払う際に、キャッシュレス決済を活用する企業が増えています。キャッシュレス決済によって決済の手間が減るだけでなく、経理管理といった処理に掛かる工程まで簡略化されるので作業負担減少が達成できます。またコスト削減といった意味でもキャッシュレス決済の活用は重要です。
ただしポイントが付与されるといった特徴が経理時にどうやって処理されるのかを、事前に理解しておく必要性があります。今回はキャッシュレス決済を経費支払いに使うメリットや利用されている代表的な決済方法、そして経理においてキャッシュレス決済を取り扱う際の注意点などをご紹介していきます。
キャッシュレス決済を経費の支払いに使うとどのようなメリットがある？
キャッシュレス決済を経費の支払いに使うようにすると、次のようなメリットがあります。
現金を持ち歩かなくても気軽に決済できる
備品を頻繁に購入したりといった機会がある場合、現金を持ち歩いてその都度財布から出すのは面倒です。またすぐ購入してオフィスへ帰らないといけないような場面では使いづらいです。
しかしキャッシュレスであればカードをすぐ出すだけ、あるいはアプリを起動させるといった手順だけですぐ決済が完了します。現金支払いのスピーディーさが求められる場合は、ぜひキャッシュレス決済をビジネスで利用してみてください。
データがアプリやWebといった場所に保存されるので管理が楽
キャッシュレスで決済を行った場合、決済データはスマートフォンアプリ、あるいはWebサイトといった場所へ保存されます。自動保存によって履歴をすぐ確認できるので、手作業で管理するより楽です。
それだけでなく経理ツールを使っている場合、あらかじめキャッシュレス決済を連携させることで自動で購入履歴が反映されるのでさらに経理工程が簡略化されて負担が減ります。ただし電子化できたからと言って紙の領収書等は破棄すると面倒になるので、いちおうキャッシュレス決済を使った従業員には紙で発行してもらってから提出を促した上で、保管をしておくと安心です。
プリペイドやデビット式の決済を使えば無駄遣いが減る
キャッシュレス決済ではあらかじめチャージした額のみを使えるプリペイド型、あるいは口座にある現金分しか支払いができないデビット式があります。
経費を節約したい場合、無駄遣いを減らすためにクレジットカードよりプリペイド式やデビット式を使ったほうがよいケースも多いです。小規模な決済が多い企業では、クレジットカードでまとめて支払うニーズが少ないのでプリペイド式やデビット式でも十分決済へ活用できるはずです。
経費管理や処理に関するコストが減少する
キャッシュレス決済によって紙で経理を取り扱う機会が減ると、経費管理や処理で発生するコストも減らせます。企業運営がスムーズになるので、企業成長を促進させたい方にもおすすめです。
またキャッシュレス決済を積極的に取引で使えている、先進的な企業というイメージも打ち出せるでしょう。
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ビジネスでも使われている！人気のあるキャッシュレス決済方法とは？
現在ビジネスでは、次のようなキャッシュレス決済方法が利用されています。
クレジットカード系
最も企業が導入しやすいキャッシュレス決済方法と言えば、クレジットカード系です。クレジットカードやデビットカードといったカードタイプで決済が使えるようになるのが特徴となっています。
法人用のクレジットカードも多く提供されており、企業としてそういったカードを発行することで口座からの経費支払いが楽になります。当然店舗支払いでも活用できますし、アプリへクレジットカード等を登録しておけばアプリ経由の決済まで可能です。また経理ツールと連携できるケースが多く、計算自動化も達成しやすいのがメリットになっています。
それだけでなく法人用のカードには海外旅行傷害保険といった、ビジネス用途を想定した特典が複数付与されているので便利です。
電子マネー系
決済スピードを重視するならば、電子マネー系の決済方法がおすすめです。この方法ではアプリを立ち上げなくても決済が可能であり、決済機器へカードやスマートフォンをかざすだけですぐ決済が終わります。
近年では利用可能店舗が広まっており、認知度の高い電子マネーサービスであれば店舗を選ばずに利用可能です。またスマートフォンアプリから直接発行・利用できるパターンも増加しており、使いやすくなっているのもメリットとなっています。
ただしほとんどの場合プリペイド式で支払うようになっています。自動チャージ設定にしておけば、連携したクレジットカードなどからすぐチャージして支払いができるので活用してみてください。
QRコード系
スマートフォンを使う前提で開発・提供されているのがQRコード系のキャッシュレス決済方法です。この方法ではスマートフォンアプリを立ち上げてからQRコードやバーコードを表示して、支払いを行うようになっています。
その性質から立ち上げるまでに時間が掛かるので利便性では電子マネーのほうが優秀です。ただし決済スピードは明らかに現金より早く、またアプリさえ対応していればどんなスマートフォンからでも利用できるのがメリットになっています。電子マネーの場合だとおさいふケータイにスマートフォンが対応していない場合、利用できません。
さらにポイント還元率が高いサービスが多く、キャンペーンの開催頻度も多いです。こういったメリットは一般向けかもしれませんが、ビジネスでも活用できる場合があると思うのでチェックしてみてください。
キャッシュレスで支払う場合、付与されるポイント等はどうやって処理する？
キャッシュレス決済を利用する場合、注意したいのが付与されるポイントの扱いです。サービスによってポイントの呼び方は変わってきますが、一定割合で付与されるポイントは企業によって仕訳方法が違います。主な取り扱い方法は2つです。
まず還元された分を値引として処理する方法です。この方法では「支払った金額ー値引きとして扱う還元ポイントの総額」で実質的に支払った金額を計算します。たとえば5,000円の支払いが発生した際に200円分のポイントが還元される場合、4,800円分を実質的に支払ったことになります。4,800円を直接計上すれば、200円分のポイント還元について別途記載を行う必要はありません。
また還元された分を雑収入として管理する方法もあります。この方法ではまず実際に支払った金額を計上してから、後日還元された分のポイントを雑収入として別途記載するのがポイントです。5,000円分支払って200円分ポイントが還元される場合は、まず5,000円をそのまま計上してから200円分のポイントを還元が行われたタイミングで雑収入として計上してみてください。
ポイントの付与タイミングから考えると後日付与されるケースが多く、またすぐ付与されてもその場で値引はされないケースも多いので、雑収入として扱ったほうが考え方としては楽かもしれません。しかし実際には自社の経理方法によってどちらを選択するか検討するのが重要です。
まとめ
今回はキャッシュレス決済をビジネスで利用するメリットや代表的な支払方法、注意点などをご紹介してきました。
キャッシュレス決済には
- クレジットカード系
- 電子マネー系
- QRコード系
の3種類があります。
それぞれのメリット・デメリットを決済スピードや経理の効率向上といった点で確認してから、最適な決済方法を経費支払いへ導入してみてください。
またポイント付与時の処理をどう行って把握できるようにするのか、といった観点からも注意を行いながらキャッシュレス決済を活用できるようにしておきましょう。
