事務所移転を徹底解説！必要なものや手続きとは？

会社の事務所移転は、個人で行う転居と比べて、手続きや準備が複雑なので、頭を悩まされている人も多いのではないでしょうか？

この記事を読めば、以下のような悩みが解決します。

• どのタイミングで、何をすればいいのかわからない
• 事務所移転の注意点や流れを知りたい
• 事務所移転前に必要なものや手続きの準備を済ませておきたい

事務所移転に必要な時間は、担当者1人当たり平均320時間と言われいます。

スムーズな事務所移転を遂行するためには、「準備と計画」が欠かせません。

やるべきことを事前に確認して、無事に事務所移転を成功に導きましょう。

事務所の移転前に必要なもの・手続き

まずはじめに、事務所の移転前に必要なものや手続きについて紹介していきます。

特に重要度の高い必要なものや手続きは、以下の3つです。

• 現事務所の解約予告期間を調べる
• 警察署・消防署への申請
• インターネット・電話回線の手続き

それぞれ詳しく解説していきます。

現事務所の解約予告期間を調べる

現在借りている事務所を解約する前に、契約書で定められている期間内に管理会社に対して解約の意思を伝えておく必要があります。

契約書で定められている期間のことを「解約予告期間」と言って、通常は3〜6ヶ月前に解雇予告をしなければなりません。

ほとんどのオフィスビルが解約予告期間を6ヶ月としていますが、必ずしも6ヶ月とは限りません。

期限をすぎてしまうと契約内容によっては、違約金が発生する場合もあるので、事務所移転の話が浮上したら、すぐに確認しておいた方がいいでしょう。

また、契約期間内に原状回復も行う必要があるので、事務所移転の準備は最低でも6ヶ月は必要です。

警察署・消防署への申請

事務所転移前に必要な手続きは、主に以下の3つです。

• 車庫証明（自動車保管場所証明書）
• 防火対象物使用開始届出書
• 防火対象物工事等計画届出書

車庫証明は、自動車の保管場所を確保していることを証明するための書類です。

事務所転移に伴い、保管場所が変更する場合は、駐車場を管轄している警察署に書類を提出する必要があります。

自動車の保管場所によって必要な書類が違うので、事前に警察署に確認しておいた方がいいでしょう。

消防署には「防火対象物使用開始届出書」と「防火対象物工事等計画届出書」の2種類の書類が必要になります。

防火対象物使用開始届出書は、建物を「誰が」「どんな目的で」使用しているのかを把握することと、適切な消防用設備が設置されているかを確認するための書類です。提出期限は、使用開始の7日前と定められています。

防火対象物工事等計画届出書は、パーテーション工事などの内装工事を伴う場合、着工日の7日前に提出する必要があります。

インターネット・電話回線の手続き

移転先の事務所で使用するインターネットや電話回線、現在使用している固定電話などの手続きも早めにしておきましょう。

「今の事務所をいつまで使用するのか」と「いつからサービスを利用したいのか」この2点が決まっていると、スムーズに話を進めることができます。

インターネットや電話が使えないと、仕事にならない会社がほとんどでしょう。

さらに事務所の移転後は、取引先や顧客への連絡が必要になります。

手続きや機材の設置の関係で、すぐに対応してくれない場合も考えて、早めに連絡して日程を調整しておきましょう。

事務所の移転後に必要なもの・手続き

ここからは、事務所の移転後に必要なものや手続きについて紹介していきます。

特に重要度の高い必要なものや手続きは、以下の3つです。

• 社外への連絡
• 銀行口座・クレジットカードの住所変更
• 各種手続き一覧表

それぞれ詳しく解説していきます。

社外への連絡

事務所の移転で、特に慎重に行う必要があるのが、社外への連絡です。

重要な取引先へ事務所移転の連絡が遅れてしまい、関係性が崩れてしまうことも考えられます。

重大なトラブルに発展しないように、事務所移転の連絡をする人たちはリストアップして、あらかじめ管理しておきましょう。

事務所移転に伴い、住所だけでなく電話番号も変更する場合もあるので、すべての変更項目を伝えておくことが最低限のビジネスマナーです。

事務所移転の案内メールの例文

タイトル：

事務所移転のご案内

本文：

株式会社◯◯

◯◯部　◯◯◯◯様

いつもお世話になっております。

◯◯株式会社の〇〇です。

弊社の事務所が下記の通り移転することになりましたので、ご連絡させていただきました。

尚、電話番号や担当者のメールアドレスに変更はございません。

・新住所

郵便番号

〇〇県〇〇市◯◯

URL「GoogleマップのURL」

メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎご挨拶とさせていただきます。

今後とも、よろしくお願いいたします。

銀行口座・クレジットカードの住所変更

銀行口座やクレジットカードの登録内容も、変更しておきましょう。

銀行口座の住所変更は、手間のかかるイメージがあるかもしれませんが、最近ではWeb上でも手続きが行えます。

もちろん窓口でも対応してくれますが、登記事項証明書や通帳など、必要な書類は多いので、なるべく早めに準備しておきましょう。

また、社会保険をはじめとした、自社で契約している保険も手続きが必要です。

特に保険の手続きは時間がかかるので、保険会社や証券番号、被保険者などの情報は、あらかじめデータをまとめてから保険会社に連絡しましょう。

各種手続き一覧表

事務所移転の後に提出する書類は非常に多く、どれも重要度は高いです。

必ず提出する必要のある手続きを表にまとめたので、確認しておきましょう。

大阪・奈良・広島の事務所はRe:ZONEがおすすめ！

これまでに紹介してきたように、事務所移転には非常に多くの準備が必要になります。

数多くの手続きに加えて、旧事務所の原状回復や引っ越しの準備、新事務所の内装工事スケジュール管理など、移転プロジェクトの担当者は責任重大でしょう。

少しでも事務所移転の負担を減らしたいと思っている人には、Re:ZONEがおすすめです。

大阪、奈良、広島でサービスを展開しており、1部屋3万円〜の低コストでビジネスをサポートしてくれます。

家具やインターネット環境の完備や原状回復の必要がないなど、移転や退去時の手間も最小限に抑えることが可能です。

費用を抑えつつ、移転後すぐに仕事を再開したい人には、強い味方になってくれるでしょう。

まとめ

今回は、事務所の移転前後に必要なものや手続きについてお伝えしました。

事務所の移転にかかる期間は、会社の規模によって変化しますが、一般的には6ヶ月程度は必要とされています。

移転前から移転後まで、準備しなければいけないことが多いので、頭を抱えている担当者も少なくありません。

事務所移転のコストや労力を抑えたい人には「Re:ZONE」がおすすめです。

効率的な事務所移転を目指しているなら、ぜひ「Re:ZONE」を検討してみてください。