Web会議の環境に悩んでいませんか？
「Web会議」と聞くと、場所を選ばず行えるイメージを抱く人もいるかもしれませんが、必ずしもそうとは限りません。自宅やカフェなどでWeb会議を行おうとすると、次のような問題に直面することが多いです。
【Web会議の問題1】ノイズや雑音が入る
カフェなどの飲食店の場合、同伴者と一緒におしゃべりを楽しんでいる一般客も多いです。そのような中でWeb会議を行おうとすると、周囲の話し声などがうるさく意思疎通がしにくいです。また、人の声だけでなくエアコンや換気扇などの音を拾ってしまうこともあり、気になってしまうでしょう。
ノイズや雑音がひどいと、なかなか会議に集中できません。大事なことを聞き逃してしまい、相手に聞き返すことで会議がスムーズに進まなくなることも多いです。そうなると、通常の会議と比べて時間がかかってしまいます。
【Web会議の問題2】通信環境が安定しない
Web会議では通信環境が非常に重要です。しかし、カフェなどでWeb会議を行う際には、お店が提供しているフリーWi-Fiを使うケースもあります。しかし、フリーWi-Fiは接続している人数が多いときには、処理速度が遅くなったり、頻繁に回線が切れたりするなど、不安定になることがあります。
会議中に音声が途中で途切れてしまったり、遅延が発生したりすると、まともに進行ができません。そのようなことが頻繁に起こると、非常にストレスを感じてしまうでしょう。
また、フリーWi-Fiはセキュリティ性が低いことから、安全面でも注意が必要です。
Web会議にはコワーキングスペースが使える
カフェなどはWeb会議をするのにあまり適した環境とはいえません。とはいえ、自宅でも、静かな場所やスペースの確保などの快適な環境を整えるのが難しいこともあるでしょう。
そこで、Web会議をする場所として、コワーキングスペースの活用をおすすめします。コワーキングスペースは仕事に適した環境を整えているため、「うるさくて集中できない」といった問題はありません。
ここからは、Web会議をしたいときに選ぶべきコワーキングスペースのポイントについて紹介します。
Web会議に適したコワーキングスペース選びのポイント
Web会議のためにコワーキングスペースを利用するなら、次のようなポイントをチェックしておきましょう。
Wi-Fi環境は整っているか
Web会議でコワーキングスペースを利用するなら、Wi-Fi環境についてチェックしておきましょう。ほとんどのコワーキングスペースは、カフェなどと比べるとインターネット回線の安定性が高いです。
ただ、コワーキングスペースによって多少の差もあります。回線が途切れることがないように、安定性重視で選びましょう。
一時利用ができるか
利用料金が月単位で表記されている場合は、お店側は継続して長期間利用してもらうことを想定しています。
しかし、普段は利用しなくても、急遽必要になるケースもあります。たとえば、「普段のテレワークは自宅やカフェで間に合っているが、Web会議をするときだけコワーキングスペースを使いたい」という場合です。
そのようなときには、一時利用が可能なコワーキングスペースを選びましょう。一時利用が可能であれば、必要なときだけ1日単位や1時間単位などで利用することができます。
料金表に1日や1時間、30分などの単位でも料金が掲載されているかどうかチェックしてみましょう。
個室が完備されているか
個室が完備されているコワーキングスペースなら、周囲の様子や雑音などが気になることなく、仕事に集中できます。Web会議も個室の方が利用しやすいでしょう。
ただ、お店によっては個室内での会話が禁止されていて、Web会議ができない場合もあるため注意が必要です。Web会議用の部屋を通常の個室とは分けているところなどもあります。利用前にWeb会議ができるかどうか確認しておきましょう。
利便性を考えるならスモールオフィスがおすすめ
Web会議を行う際にコワーキングスペースのほかにスモールオフィスという選択肢もあります。スモールオフィスというのは、ビルのワンフロアを複数の空間に区切っているオフィスのことです。コワーキングスペースよりも利便性が高く、仕事の効率も上がるかもしれません。
コワーキングスペースの課題
コワーキングスペースはカフェといった場所よりは作業がしやすいかもしれませんが、その特性上次のような課題が出てきてしまいます。
他人の視線が気になる
コワーキングスペースの多くの席ではオフィスごとに壁がありません。基本的に1つのスペース・部屋を複数の個人・企業関係者で共有する形となります。そのため継続して作業するにあたっては、他の人の視線が気になってしまうデメリットがあります。この点はカフェや図書館といった場所で作業をする場合のデメリットと変わらず、気を付けないと情報漏洩といった問題が発生してしまうリスクがあるでしょう。
また今ではスマホやPCを使って作業をするのが当たり前となっていますが、その画面を盗み見て重要な情報を漏洩させようとするショルダーハッキングといった手法もあるので注意しましょう。基本的に機密情報をコワーキングスペースで扱って作業するのはかなり難しいと思っておいてください。
声が普通に聞こえてしまう
コワーキングスペースにおいては、作業中に声が聞こえてしまうデメリットもあります。基本的に大声でしゃべるといった邪魔になる行為は禁止されているでしょうが、それでも仕事中にまったく声を発さずに他メンバーと作業を共同で行うことはなかなか難しいです。最低限の会話を行いながら業務を進める必要性が出てきますが、その際の声が外部にすべて漏れてしまうのでスペース内では話がしにくいです。
特に電話が掛かってきた場合は注意が必要になってきます。取引先との話の中で機密情報が普通に出てくるような内容だと、スペース内で会話ができずいちいち安全な外部へ避難して電話を掛け直したりする手間が掛かります。またこちらから電話を掛ける頻度が多い場合も同様です。電話頻度が多い作業を行っている場合は、コワーキングスペースの有用性が下がってしまいます。
空調が制御できない
コワーキングスペースではすべての設備が共同になっており、基本的に自社だけで調整することはできません。それでも問題ない場合は多いですが、体質によっては空調が制御できない点で問題が出てくる場合があります。
たとえば汗をかきやすい方だと空調をきつめにかけたいはずですが、コワーキングスペースだと温度を下げることはできません。コワーキングスペース内の温度が自分にとって適正ではないと作業するのが難しくなるケースも出てくるでしょう。空調という一見地味な箇所ですが、気を付けておかないと作業に支障が出るので注意してみてください。
コワーキングスペースでどうしても作業をしないといけないときは、空調の代わりとなる冷却グッズを持っておくとよいでしょう。今では手軽に持ち運べる冷却グッズがいろいろと発売されているので、作業する際に携帯しておくと安心です。
席が指定できないと確保できない可能性がある
コワーキングスペースでは席を共有して作業する関係上、事前の席指定が難しい場合も多いです。ですから先着順が基本のスペースを借りる場合は、空席状況によっては希望の席が全部埋まっている、あるいは空席がなく借りられないといったデメリットが出てくる可能性があります。
このため席が空いているタイミングを見計らって座り、空席状況の傾向を判断していつコワーキングスペースへ作業に向かうか決めるといった工夫が必要です。しかしこういった状況が続く場合は安定した作業ができないので、コワーキングスペースをメインとして業務を行うのが難しくなるでしょう。
一部のコワーキングスペースでは、席指定を予約して確保することができます。料金が追加で必要な場合もありますが、席を指定するメリットが大きい場合はぜひ活用してみてください。ちなみに固定席方式で借りられるスペースの場合、半個室・個室になっていることもあるのでスモールオフィス的に利用ができるのもメリットです。
なぜスモールオフィスなのか？特筆したいメリットを紹介
コワーキングスペースは仕事をするのに快適な環境ではあるものの、交流もひとつの目的であるため、オープンスペースを共有する場合がほとんどです。
一方で、スモールオフィスは個室になっており、ほかの利用者と同じ空間で仕事をすることはありません。
ここからはスモールオフィスの具体的な利用メリットを、コワーキングスペースと比較しながらご紹介していきます。
完全個室が基本なので集中できる
スモールオフィスは基本的に完全個室式となっています。完全個室式は完全に壁によって外部と遮断されているので、専用のオフィスとして利用可能です。
ということでコワーキングスペースと違い設備を自分で用意してレイアウトを自在に調整することも可能になっています。ちなみに最初から家具等がそろっているオフィスも多く、そういったところでは自分で用意したいものを導入しながらすぐに作業環境を構築可能です。
さらに個室ということで他人の視線から完全に遮断されており、自分の作業へ集中しやすい点もメリットになっています。ショルダーハッキングといった情報漏洩のリスクもなくなるのでプライバシー面でも安心して作業が可能です。
ちなみにセキュリティ面でも共有設備ではなく自社独自のデバイスを使えるので、データの取り扱い面でもさらにセキュリティを強化して安全な作業環境を構築することができます。
声が外部に漏れないので機密情報も扱える
完全個室式のスモールオフィスでは、当然こちらの声も外部から遮断されます。ですから外部に聞かれるとまずいような機密情報も扱うことが可能です。コワーキングスペースより作業ができる範囲が広がります。
今までコワーキングスペースからいちいち離れて電話をしていた・受けていた方は、その利便性を強く感じることができるでしょう。また電話をするのが作業内容として大きな割合を占めている場合でも、作業環境を構築することが容易なのもメリットです。コワーキングスペースでは電話作業を集中してできるような環境を構築するのは難しいので比較すれば大きなメリットになります。
空調も自在に調整できる
当然スモールオフィスでは、コワーキングスペースでできなかった空調の調整も可能です。今日は2度だけ下げる、明日は暑そうだからもう1度下げてみようといったことも自在にできます。
コワーキングスペースのようにいちいち冷却グッズを持ち歩いたりする必要性も少なくなり、作業効率性が上がるでしょう。ただし電気代が別途請求されるようなスモールオフィスでは、空調を使い過ぎて電気代が上昇しないように注意してみてください。
商談等もやりやすい
通常コワーキングスペースでは商談がやりにくい側面があります。共同で使える商談用会議室が用意されているところもありますが、先客がいると希望の日時で利用ができず利便性が低下してしまうでしょう
スモールオフィスの場合は、商談スペースとして完全個室をそのまま利用できます。最初からスペースが確保されているので希望の日時で確実に会議や商談が可能です。商談の頻度が多い場合もスモールオフィスの活用をおすすめします。ちなみにZOOMといったツールで会話をしても他社に聞かれないので、オンライン会議にも適しています。
24時間365日、固定でスペースを利用できる
スモールオフィスでは24時間365日、いつでもスペースを利用できます。契約中は日時にかかわらず利用ができるので、急用で仕事をする際などにも適しているスペースです。
コワーキングスペースの場合、ＧＷや年末年始といったタイミングでスペース運営企業自体が休業になり、スペースが使えなくなるデメリットがあります。スモールオフィスだとそのようなことにはなりにくく普通の物件と同じように使えるので利便性が高いです。
わざわざ個室完備のところを探す必要がないため、Web会議をするならスモールオフィスの方がおすすめです。雑音なども気になることはないでしょう。
また、契約していれば24時間365日いつでも利用できるのもスモールオフィスのメリットです。土日や祝日などでも、普段どおり利用できます。ゴールデンウィークや年末年始の利用も問題ありません。
大阪でスモールオフィスを探すなら「Re:ZONE」
大阪でスモールオフィスを利用するなら、Re:ZONEもおすすめです。Re:ZONEは完全個室で空調設備も完備されているため、快適に利用できます。その上、価格はリーズナブルでコワーキングスペースとさほど変わりません。
Re:ZONEなら好立地で賃料の安いスモールオフィスが豊富です。Web会議をするのに最適な環境を整えていますので、ぜひご検討ください。
