働き方改革により、テレワークを推奨している企業が年々増加しています。
また、テレワーク以外にもコミュニケーション促進や、生産性向上のためにフリーアドレスを導入している企業も珍しくありません。
しかし、実際にはフリーアドレスを導入しても上手くいっていない企業が多く、すぐに廃止してしまうケースが多発しています。
そこで今回は、フリーアドレスを廃止する主な理由と対策法についてお伝えしていきます。
フリーアドレスを検討している人は、ぜひ参考にしてみてください。
フリーアドレスとは？
そもそも「フリーアドレス」とは、オフィスの中で個人の席を決めずに好きな席で働くワークスタイルのことです。
図書館やカフェのフリースペースのようなイメージで、その場にいない従業員のスペースを有効活用することができます。
IT企業やベンチャー企業など、自由度の高い企業だけが導入していると思っているかもしれませんが、さまざまな業界で運用されており、最近では中央省庁などもフリーアドレスを採用しました。
フリーアドレスを導入する目的
それでは次に、企業がフリーアドレスを導入する目的を紹介していきます。
企業によって目的は若干異なりますが、基本的に以下の2つが大きな理由です。
- オフィスの無駄をなくすため
- 従業員同士のコミュニケーション促進
それぞれ詳しく紹介していきます。
オフィスの無駄をなくすため
フリーアドレスを導入する最大の目的は「オフィスの無駄をなくすため」であることがほとんどです。
日中に不在の従業員が多い企業の場合、個人の席を決めていると稼働率が低く、無駄なスペースとなってしまいます。
フリーアドレスであれば、このような問題はすべて解決しますし、オフィスのレイアウトも自由に変更できます。
従業員同士のコミュニケーション促進
個人の席を指定しているオフィスでは、必然的にコミュニケーションを取る人も固定されてしまいます。
しかし、フリーアドレスなら自分で好きな席を選ぶため、業務上は関係のない従業員同士で会話が生まれるきっかけとなるでしょう。
人脈の広がり、何気ない会話からアイデアが生まれるなど、コミュニケーション促進には大きな企業価値を生み出すこともあります。
フリーアドレスを廃止する主な理由
ここからは、フリーアドレスが失敗してしまう理由について紹介していきます。
多くの企業がフリーアドレスを廃止にする理由は、主に以下の3つです。
- 誰がどこにいるのか分からない
- 集中力の低下
- 書類や持ち物の管理が手間
それぞれ詳しく紹介していきます。
誰がどこにいるのか分からない
当たり前ですが、フリーアドレスを導入したオフィスでは、誰がどこにいるのかを把握できません。
従業員が決まった場所にいるわけではないため、どの従業員がどこで何をしているのかは非常に把握しずらい特徴があります。
電話の取り次や来客対応など、外部の人に迷惑をかけてしまう可能性も高いため、フリーアドレスを廃止にする大きな原因となっています。
集中力の低下
フリーアドレスは基本的にオフィス全体が共有スペースになるため、さまざまな人が往来します。
オフィスのレイアウトに注意していないと、会話や電話の声などが聞こえてきて集中力の低下につながります。
また、電話をしている側も周りに気を使ってしまうため、業務上どうしても電話する機会の多い従業員には大きなストレスとなるでしょう。
書類や持ち物の管理が手間
個人の席を指定していれば書類や筆記用具、パソコンなど、業務に必要な道具はデスクや引き出しに管理できます。
しかし、フリーアドレスはデスクやロッカーなども共有スペースとなるため、個人の荷物を置きっぱなしにすることはできません。
社内を移動する度に荷物をすべて持ち運ぶことになるため、書類などを紛失してしまうリスクも大きくなります。
個人の持ち物や、書類の管理方法も導入時に考えておきましょう。
フリーアドレスの廃止を防ぐ方法
それでは最後に、フリーアドレスの廃止を防ぐ方法について紹介していきます。
快適にフリーアドレスを運用するためには、以下3つの方法を導入前から検討しておきましょう。
- ツールの導入
- ペーパーレス化を進める
- フリーアドレスの目的を周知しておく
それぞれ詳しく紹介していきます。
ツールの導入
フリーアドレスを快適に運用するためのツールも開発されています。
その中でも特に人気なのが、Web上で従業員の居場所を管理できるツールです。
フリーアドレスが廃止になる大きな原因の1つである「誰がどこにいるのか分からない」という問題は簡単に解決します。
いずれにせよフリーアドレスを導入するなら、ある程度のトラブルが発生することを覚悟しておきましょう。
ペーパーレス化を進める
業務の性質上、書類を取り扱うことが多い場合は、紛失のトラブルにはあらかじめ対応策を用意しておかなければいけません。
紛失のトラブルだけでなく、移動するたびに荷物を運ばないといけないため、従業員には大きな手間となります。
そのため、フリーアドレスを導入するのであれば、可能な限りペーパーレス化を進めておきましょう。
紛失のトラブルがなくなる以外にも、紙や印鑑などの物理的に必要な道具のコストを最小限に抑えることができます。
また、書類の保管スペースがなくなることで、オフィスのレイアウトに悩まされることもなくなります。
フリーアドレスの目的を周知しておく
フリーアドレスを成功に導くためには、なんのための導入しているのかを周知しておくことが大切です。
コストをかけてフリーアドレスを導入しても、従業員が目的を理解していないとせっかくの環境が活かされません。
コミュニケーション促進であれば、従業員も積極的に会話をしてくれますし、無駄なスペースをなくすためであれば、ペーパーレス化も受け入れてくれるでしょう。
なんのためにフリーアドレスを導入しているのかを、従業員に理解してもらうことが混乱を招かないための秘訣です。
フリーアドレスまとめ
今回は、フリーアドレスを廃止する主な理由と対策法について解説しました。
無駄なスペースの削減や部署の垣根を超えたコミュニケーションの促進など、さまざまなメリットに期待できるフリーアドレスですが、新しい試みにはトラブルがつきまといます。
「こんなはずじゃなかったのに」という状況を回避するためにも、あらかじめトラブルを予測して対応策を用意しておくことが欠かせません。
また、予想外のトラブルが発生する可能性も高いため、柔軟に対応する心構えも大切です。
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